Da Ihr Betrieb bei alleiniger Selbstständigkeit von Ihrer Verfügbarkeit abhängt, legen Sie fest, wer Sie bei Urlaub, Krankheit oder längerem Ausfall vertritt, welche Aufgaben die Person übernimmt und welche Vollmachten sie braucht, damit wichtige Aufgaben weiterlaufen. Eine Vollmacht berechtigt dazu, in Ihrem Namen rechtswirksam zu handeln.
Unterscheiden Sie zwischen geplanter Abwesenheit und plötzlichem Ausfall: Vor einem Urlaub können Sie Aufgaben übergeben und offene Fragen klären. Bei einem unerwarteten Ausfall muss die Vertretung womöglich ohne Rücksprache entscheiden. Dafür braucht sie andere Informationen und Befugnisse.
Den Ausfall konkret planen
Legen Sie zuerst fest, was während Ihrer Abwesenheit weiterlaufen muss. Dazu gehören zum Beispiel feste Kundentermine, laufende Projekte, wichtige Lieferungen und Fristen. Andere Aufgaben können warten oder abgesagt werden. Wenn Sie diese Unterschiede notieren, muss Ihre Vertretung nicht jede Entscheidung selbst erraten.
Bei Urlaub oder Fortbildung können Sie eine Übergabe vorbereiten und Kundinnen und Kunden informieren. Für Krankheit oder einen Unfall brauchen Sie zusätzlich eine Vertrauensperson, die weiß, was bei einem längeren Ausfall zu tun ist. Notieren Sie auch, wer einspringt, wenn Ihre erste Wahl selbst nicht verfügbar ist.
Aufgaben und Befugnisse trennen
Eine Person kann Termine koordinieren oder Kundinnen und Kunden informieren, ohne automatisch Verträge in Ihrem Namen abschließen zu dürfen. Umgekehrt reicht eine Vollmacht allein nicht aus, wenn der Person wichtige Informationen über Aufträge, Fristen oder Ihre Branche fehlen. Klären Sie deshalb schriftlich, welche Aufgaben die Vertretung übernimmt und für welche Handlungen sie eine rechtliche Befugnis braucht.
Bei einem Einzelunternehmen erteilen Sie die Vollmacht als Inhaberin oder Inhaber; bei einer GmbH muss grundsätzlich die Gesellschaft selbst die Vollmacht erteilen. Welche Form passt, hängt von der Rechtsform und den Aufgaben ab. Eine allgemeine private Vollmacht ist deshalb nicht automatisch für jede geschäftliche Vertretung geeignet.
Für kaufmännische Betriebe gibt es unterschiedliche Vollmachten. Eine Handlungsvollmacht erlaubt der Person, die üblichen Geschäfte dieses Handelsbetriebs zu erledigen. Für bestimmte Handlungen, etwa Grundstücksgeschäfte oder die Aufnahme von Darlehen, ist eine besondere Ermächtigung nötig. Die Prokura gibt weitreichende Befugnisse. Gegenüber Dritten lässt sie sich nicht beliebig auf einzelne Geschäfte oder eine bestimmte Zeit beschränken. Sie ist daher nicht automatisch die passende Lösung für eine befristete Vertretung.
Prüfen Sie außerdem, ob Geschäftspartner oder Banken einen Nachweis verlangen. Eine schriftliche Vollmachtsurkunde hilft der Vertretung, ihre Befugnis zu belegen. Bei bestimmten Erklärungen, die eine Person allein abgeben kann, darf die andere Seite die Erklärung unter gesetzlichen Voraussetzungen zurückweisen, wenn die Vollmachtsurkunde fehlt. Bei weitreichenden Befugnissen oder einer Gesellschaftsform sollten Sie die Vollmacht fachkundig prüfen lassen.
Die passende Person auswählen
Wählen Sie eine Person, die zuverlässig erreichbar ist und die nötigen Abläufe kennt. Fachkenntnis zählt ebenso wie Vertrauen: Eine nahestehende Person ist nicht automatisch die beste Wahl, wenn sie weder Ihre Branche noch Ihre Kundschaft kennt. Prüfen Sie auch, ob sich Interessen überschneiden, etwa wenn die Vertretung für einen direkten Wettbewerber arbeitet.
Je nach Tätigkeit können Sie eine andere selbstständige Person oder einen Dienstleister beauftragen; auch eine beschäftigte Person kann die Vertretung übernehmen. Wenn Sie jemanden als Selbstständige oder Selbstständigen beauftragen, entscheidet die tatsächliche Zusammenarbeit darüber, ob die Person sozialversicherungsrechtlich als selbstständig oder beschäftigt gilt. Die Vertragsüberschrift allein ist dafür nicht ausschlaggebend. Klären Sie Aufgaben, Vergütung, Verantwortung und Zusammenarbeit deshalb schriftlich. Bei Unsicherheit sollten Sie den Status prüfen lassen.
Die Übergabe sicher vorbereiten
Halten Sie die Informationen bereit, die eine Vertretung für ihre Aufgaben braucht. Dazu gehören laufende Aufträge, Projektstände, wichtige Kontakte und anstehende Fristen. Schreiben Sie auch auf, welche Aufgaben warten können und wen die Vertretung bei einer dringenden Frage kontaktieren soll.
Ein kurzer Vertretungsplan hält diese Punkte fest:
- Welche Aufgaben sind sofort zu erledigen, und welche können warten?
- Wer informiert Kundinnen und Kunden und bearbeitet Fristen?
- Für welche Handlungen braucht die Vertretung eine Vollmacht?
- Wo liegen wichtige Unterlagen, und wie erhält die Vertretung sicheren Zugriff?
- Wer übernimmt, wenn die vorgesehene Person ausfällt?
Verwahren Sie Zugangsdaten nicht ungeschützt in einer frei zugänglichen Liste. Nutzen Sie ein Verfahren, bei dem die Vertretung nur die nötigen Zugriffsrechte erhält. Entziehen Sie diese Berechtigungen wieder, wenn die Vertretung endet. Prüfen Sie den Plan gelegentlich anhand einer kurzen Probeübergabe: Findet die Person die aktuellen Informationen und weiß sie, was sie zuerst tun soll?
Datenschutz und Berufsregeln prüfen
Wenn die Vertretung Kundendaten einsehen muss, klären Sie vorab, welche Daten sie für ihre Aufgaben wirklich benötigt und unter welchen Bedingungen sie diese verarbeiten darf. Bei einer externen Stelle kann ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich sein. Dabei verarbeitet die Stelle personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Ob das zutrifft, hängt davon ab, welche Rolle die Stelle bei der Datenverarbeitung tatsächlich übernimmt.
Für bestimmte Berufe gelten zusätzliche Verschwiegenheitspflichten. Dazu zählen unter anderem Heilberufe, Rechtsanwälte und Steuerberater. Ein allgemeines Versprechen, vertraulich zu arbeiten, klärt nicht automatisch, ob die Vertretung Zugang zu geschützten Informationen erhalten darf. Prüfen Sie die beruflichen Regeln für Ihre konkrete Tätigkeit, bevor Sie Unterlagen oder Kundendaten weitergeben.
Auch branchenspezifische Vorschriften können die Vertretung begrenzen. Für Vertragsärzte gelten beispielsweise besondere Regeln zu Dauer, Mitteilungspflichten und Qualifikation der vertretenden Person. Diese Vorgaben gelten nicht allgemein für alle Selbstständigen oder Praxen.
