Verstößt ein Beschäftigter gegen seine Pflichten, muss der Arbeitgeber entscheiden, ob eine Ermahnung genügt oder eine Abmahnung nötig ist. Eine Ermahnung beanstandet das Verhalten und fordert zur Besserung auf. Eine Abmahnung rügt einen konkreten Pflichtverstoß und warnt vor arbeitsrechtlichen Folgen, wenn sich ein vergleichbarer Verstoß wiederholt.
Bei leichtem Fehlverhalten, das sich korrigieren lässt, genügt häufig eine Ermahnung. Wenn der Arbeitgeber später wegen des Verhaltens kündigen will, muss er bei steuerbarem Fehlverhalten, also einem Verhalten, das die beschäftigte Person ändern kann, regelmäßig zuerst abmahnen. Sein Inhalt bestimmt, ob das Schreiben als Ermahnung oder Abmahnung gilt; die Überschrift allein entscheidet das nicht.
Ermahnung und Abmahnung im Vergleich
| Ermahnung | Abmahnung | |
|---|---|---|
| Zweck | Verhalten beanstanden und eine Korrektur anregen | Pflichtverstoß rügen und für eine Wiederholung arbeitsrechtliche Folgen ankündigen |
| Typischer Einsatz | Eher leichter, erstmals aufgetretener und korrigierbarer Verstoß | Konkreter Verstoß, bei dessen Wiederholung eine verhaltensbedingte Kündigung ernsthaft infrage kommt |
| Warnung vor Folgen | Keine kündigungsrechtliche Warnung | Warnung, dass bei erneutem vergleichbarem Fehlverhalten der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist |
| Form | Mündlich oder schriftlich möglich | Mündlich oder schriftlich möglich; schriftliche Form erleichtert den Nachweis |
| Bedeutung für eine spätere Kündigung | Ersetzt eine erforderliche Abmahnung grundsätzlich nicht | Kann bei einem erneuten vergleichbaren Verstoß eine spätere Kündigung stützen, führt aber nicht automatisch dazu |
Entscheidend ist, was die Erklärung konkret sagt. Ein Schreiben mit der Überschrift „Ermahnung“ kann als Abmahnung gelten, wenn es den Pflichtverstoß rügt und deutlich vor Folgen einer Wiederholung warnt. Für eine wirksame Abmahnung zählt der Inhalt des Schreibens; die Überschrift „Abmahnung“ reicht dafür allein nicht aus.
Wann eine Ermahnung genügt
Eine Ermahnung passt, wenn der Arbeitgeber einen Verstoß ansprechen und eine Verhaltensänderung erreichen will, ohne eine Kündigung für den Wiederholungsfall anzudrohen. Das kommt vor allem bei leichterem Fehlverhalten infrage, das sich ohne großen Aufwand korrigieren lässt. Beispiele können eine einmalige Verspätung von wenigen Minuten oder ein unbedeutender Flüchtigkeitsfehler sein. Das sind keine festen rechtlichen Kategorien: Die Umstände des Einzelfalls entscheiden.
Auch eine Ermahnung sollte den Vorfall genau benennen. Statt allgemein „mehr Zuverlässigkeit“ zu verlangen, sollte die Führungskraft zum Beispiel festhalten, an welchem Tag die vereinbarte Arbeitszeit nicht eingehalten wurde und welches Verhalten künftig erwartet wird. So versteht die beschäftigte Person, was sie ändern soll.
Eine Ermahnung ohne Kündigungswarnung dokumentiert, dass der Arbeitgeber das Verhalten beanstandet hat. Sie ersetzt aber grundsätzlich nicht die Abmahnung, die vor einer späteren Kündigung wegen steuerbaren Fehlverhaltens regelmäßig erforderlich ist. Eine frühere Ermahnung kann trotzdem eine Rolle spielen, etwa wenn später zu klären ist, ob der beschäftigten Person schon klar war, dass ihr Verhalten gegen ihre Pflichten verstieß.
Wann eine Abmahnung nötig ist
Vor einer verhaltensbedingten Kündigung muss der Arbeitgeber bei steuerbarem Fehlverhalten regelmäßig zuerst abmahnen, wenn die Abmahnung voraussichtlich dazu führt, dass die beschäftigte Person ihr Verhalten ändert. Sie gibt der beschäftigten Person die Chance, den Verstoß abzustellen, und macht deutlich, dass eine Wiederholung den Arbeitsplatz gefährden kann.
Eine Abmahnung ist kein notwendiger Schritt vor jeder Kündigung. Bei betriebsbedingten Gründen, etwa wenn ein Arbeitsplatz wegfällt, geht es nicht um ein korrigierbares Fehlverhalten. Auch bei personenbedingten Gründen steht nicht zwingend ein steuerbarer Pflichtverstoß im Mittelpunkt. Bei besonders schwerem Fehlverhalten ist eine Abmahnung im Einzelfall nicht nötig. Das gilt etwa, wenn klar ist, dass der Arbeitgeber selbst einen einmaligen Verstoß nicht hinnehmen muss. Ob das zutrifft, hängt von der Schwere des Vorfalls und den konkreten Umständen ab.
Eine feste Zahl von Abmahnungen, die vor einer Kündigung immer nötig wäre, gibt es nicht. Entscheidend ist unter anderem, ob der spätere Verstoß mit dem abgemahnten Verhalten vergleichbar ist und ob die Warnung verständlich war. Wenn der Arbeitgeber eine Kündigung erwägt, sollte er den Einzelfall arbeitsrechtlich prüfen lassen.
Was eine Abmahnung enthalten muss
Eine Abmahnung erfüllt zwei Aufgaben: Sie muss den konkreten Pflichtverstoß rügen und vor den Folgen einer Wiederholung warnen. Das Bundesarbeitsgericht bezeichnet diese Aufgaben als Rüge- und Warnfunktion.
Der Arbeitgeber sollte den Vorfall so genau beschreiben, dass die beschäftigte Person ihn zuordnen und dazu Stellung nehmen kann. Dazu gehören die relevanten Umstände, etwa wann und wodurch die Pflicht verletzt wurde. Danach muss klar werden, welches Verhalten der Arbeitgeber künftig erwartet. Schließlich braucht das Schreiben eine verständliche Warnung, dass ein erneuter vergleichbarer Verstoß arbeitsrechtliche Folgen bis hin zur Kündigung haben kann. Die Warnung muss nicht zwingend das Wort „Kündigung“ verwenden, sie muss aber deutlich genug sein.
Das Gesetz verlangt grundsätzlich keine schriftliche Abmahnung für ihre Wirksamkeit; für den Arbeitgeber ist sie dennoch sinnvoll, weil sich Inhalt und Zugang später leichter belegen lassen. Vor dem Schreiben sollte die Führungskraft den Sachverhalt prüfen und die betroffene Person anhören. Ob die Führungskraft die Person anhören muss, hängt vom Einzelfall ab. Ein Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder besondere Regeln können eine Anhörung vorschreiben.
Folgen für Beschäftigte und Arbeitgeber
Eine Ermahnung ist eine Beanstandung, aber keine Kündigungswarnung. Eine Abmahnung verschärft die Folgen eines späteren vergleichbaren Verstoßes: Sie kann dann als Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung dienen. Sie löst jedoch keine automatische Kündigung aus. Auch nach einer Abmahnung muss der Arbeitgeber prüfen, ob eine Kündigung im konkreten Fall rechtlich gerechtfertigt und verhältnismäßig ist.
Beschäftigte dürfen ihre Personalakte einsehen. Nach § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes können sie außerdem verlangen, dass ihre eigene Erklärung zu einem Eintrag in die Akte kommt. Gegen eine unberechtigte oder inhaltlich fehlerhafte Abmahnung können sie sich wehren und grundsätzlich deren Entfernung aus der Personalakte verlangen. Eine berechtigte Abmahnung muss nicht automatisch aus der Personalakte entfernt werden, nur weil Zeit vergangen ist. Entscheidend sind die Umstände und das Interesse des Arbeitgebers daran, sie weiter aufzubewahren.
Ob eine Ermahnung aus der Personalakte entfernt werden muss, ist rechtlich weniger klar. Deshalb sollten Arbeitgeber auch Ermahnungen sachlich und konkret formulieren und Beschäftigte nicht pauschal davon ausgehen, dass eine Ermahnung stets aus der Akte entfernt werden muss.
