Wenn Sie JTL-Wawi in einen bestehenden Onlinehandel einführen, müssen Artikel, Bestände, Bestellungen und Versand zusammenarbeiten. JTL-Wawi ist eine Warenwirtschaftssoftware. Sie hilft Händlern, Artikel zu pflegen, Warenbewegungen zu verwalten und Bestellungen zu bearbeiten.
Legen Sie fest, welche Abläufe JTL-Wawi abbilden soll. Testen Sie die Datenübernahme, prüfen Sie die Shop-Verbindungen und schulen Sie die Beschäftigten, bevor Sie den laufenden Betrieb umstellen.
Abläufe für JTL-Wawi festlegen
Zeichnen Sie den Weg einer Bestellung vom Wareneingang bis zur Retoure auf. So erkennen Sie, welche Schritte JTL-Wawi übernehmen soll und welche Dienste Sie verbinden müssen. Berücksichtigen Sie dabei auch Artikelpflege, Einkauf, Lager, Zahlung, Versand und Kundenservice.
Legen Sie fest, welche Verkaufskanäle zum Start angebunden werden: etwa der eigene Shop, Marktplätze sowie Zahlungs- und Versanddienste. Entscheiden Sie außerdem, wo Artikel, Kategorien, Preise und Bestände künftig gepflegt werden. Wenn mehrere Systeme dieselben Daten verändern, entstehen schnell widersprüchliche Angaben. Bestimmen Sie deshalb für jeden Datenbereich ein führendes System.
Klären Sie vor der Installation, wie viele Personen und Arbeitsplätze JTL-Wawi nutzen, wo die Datenbank läuft und wer Backups und Updates übernimmt. Prüfen Sie die aktuellen technischen Voraussetzungen für Ihre Einrichtung. Welche Ausstattung Sie benötigen, hängt unter anderem von der Zahl der Arbeitsplätze, der Anzahl der Artikel und dem täglichen Bestellvolumen ab.
Daten für JTL-Wawi vorbereiten
Legen Sie vor der Übernahme fest, welche Daten Sie wirklich benötigen. Zum Artikelstamm gehören häufig Artikelnummern, Varianten, Kategorien, Preise, Bestände und Bildzuordnungen. Prüfen Sie zusätzlich, ob Kunden, frühere Bestellungen oder Sonderfelder übernommen werden müssen. Ob sich diese Daten vollständig übertragen lassen, hängt vom bisherigen Shopsystem und davon ab, wie Sie die Daten übernehmen.
Bereinigen Sie die Daten vor dem Import. Artikelnummern sollten eindeutig sein, Varianten einer nachvollziehbaren Logik folgen und Kategorien konsistent aufgebaut sein. Prüfen Sie auch, ob Einheiten und Preise korrekt zugeordnet sind und Bilder den richtigen Artikeln zugewiesen werden. Ein Beispiel: Wenn ein T-Shirt im Altsystem als ein Artikel mit mehreren Größen geführt wird, in JTL-Wawi aber einzelne Varianten erhält, muss diese Zuordnung vor dem Import feststehen.
Für die Datenübernahme nennt JTL zwei Wege: Die JTL-Ameise importiert und exportiert Daten über CSV-Dateien, also tabellarische Textdateien. JTL-Connectoren verbinden unterstützte Shopsysteme mit der Warenwirtschaft. Welcher Weg passt, hängt vom bisherigen System und den benötigten Datenfeldern ab. Klären Sie vorab mit dem Anbieter oder einem erfahrenen Servicepartner, ob individuelle Felder und umfangreiche Sonderfälle übertragen werden.
Import zuerst testen
Importieren Sie zunächst eine repräsentative Teilmenge statt des gesamten Bestands. Dazu gehören neben einfachen Artikeln auch Varianten, Sets und weitere Sonderfälle, die im Shop tatsächlich vorkommen. Vergleichen Sie danach die importierten Daten mit dem bisherigen Shop: Stimmen Artikelnummern, Varianten, Preise, Bestände, Kategorien und Bilder?
Bei CSV-Importen mit der JTL-Ameise hilft ein Trockenlauf, Feldzuordnungen und Dateiformat zu prüfen. Ein Trockenlauf verändert die Datenbank nicht. Ein tatsächlicher Import dagegen schon. Erstellen Sie deshalb vorher ein Datenbank-Backup und kontrollieren Sie den Importbericht. Ein abgebrochener Import macht bereits vorgenommene Änderungen laut JTL nicht automatisch rückgängig.
Importieren Sie den gesamten Datenbestand erst, wenn der Test stimmt. Planen Sie für den Umstellungstermin auch ein, wie Sie neue Bestellungen und Änderungen nachführen, die während der Migration im alten System entstehen. JTL empfiehlt einen festgelegten Umschaltzeitpunkt; letzte Änderungen müssen gegebenenfalls anschließend manuell ergänzt werden. Die von JTL genannte Dauer von vier Stunden bis zu einer Arbeitswoche bezieht sich auf automatischen Datentransfer und ist eine grobe Herstellerangabe, keine verlässliche Projektplanung für jeden Shop.
Shop und Schnittstellen prüfen
Bei einem JTL-Shop verbinden Sie JTL-Wawi unter anderem mit dem Verkaufskanal, der Firma, der Shop-Adresse und dem Synchronisationszugang. Prüfen Sie vor dem ersten Abgleich besonders die gewählte Wurzelkategorie, also die oberste Kategorie als Ausgangspunkt für den Shop. Kategorien und Artikel außerhalb dieser Kategorie werden für diesen Shop deaktiviert.
Bei einem Fremdshop benötigen Sie einen passenden Connector, sofern das Shopsystem unterstützt wird. JTL nennt unter anderem Shopware, Shopify, WooCommerce und PrestaShop. Verfügbarkeit und Bedingungen hängen vom jeweiligen Connector ab. Prüfen Sie deshalb die aktuelle Dokumentation für genau Ihren Shop, bevor Sie Aufwand und Kosten einplanen.
Gehen Sie nicht davon aus, dass jedes Datenfeld oder jede Erweiterung automatisch übertragen wird. Welche Daten ankommen und zurückübertragen werden, hängt von den Grundeinstellungen des Shops und dem Connector ab. Testen Sie daher gezielt, wie Artikeländerungen, Kategorien, Bestände und Bestellungen fließen. Wenn Sie bei Shopware 6 Kategorien übertragen wollen, müssen diese laut der JTL-Anleitung ausdrücklich für die Übertragung freigegeben sein. Dieses Detail gilt für das beschriebene Shopware-Beispiel und nicht automatisch für jeden Connector.
Kontrollieren Sie beim ersten Abgleich das Protokoll sowie Warnungen und Fehlermeldungen. Prüfen Sie die Bestellnummernkreise von Shop und Warenwirtschaft auf Eindeutigkeit. Überschneidende Nummernkreise können Fehler auslösen. Automatisieren Sie regelmäßige Abgleiche erst, wenn die manuelle Synchronisation zuverlässig funktioniert. Für wiederkehrende Synchronisierungen bietet JTL den Worker an.
Beschäftigte an Aufgaben schulen
Schulungen sollten an den täglichen Aufgaben ansetzen. Wer Bestellungen bearbeitet, muss andere Abläufe sicher beherrschen als die Person, die Artikel und Varianten pflegt. Üben Sie vor dem Livegang typische Fälle direkt in der Testumgebung: einen Artikel finden oder anlegen, einen Bestand prüfen, eine Testbestellung bearbeiten und Versand sowie Retoure durchspielen.
JTL bietet eine kostenfreie Einsteigerschulung zu den ersten Schritten an; Servicepartner haben eigene Schulungsangebote. Ergänzen Sie die Schulung um die Abläufe Ihres Shops. Legen Sie fest, wer Einstellungen ändern darf und an wen sich Beschäftigte bei Fehlermeldungen wenden. So können sie im Livebetrieb Probleme schneller einordnen, statt Änderungen auf Verdacht vorzunehmen.
Fehler bei der JTL-Wawi-Einführung vermeiden
| Fehler | Folge | Vorbeugung |
|---|---|---|
| Ungeprüfte oder uneinheitliche Artikeldaten importieren | Dubletten, fehlerhafte Varianten und fehlende Bilder verursachen Nacharbeit. | Artikelnummern, Varianten, Kategorien und Feldzuordnungen bereinigen; mit Testdaten beginnen. |
| Ohne Backup oder Trockenlauf importieren | Ein fehlerhafter oder abgebrochener Import lässt sich nicht automatisch zurücksetzen. | Datenbank sichern, Trockenlauf prüfen und Importbericht kontrollieren. |
| Falsche Wurzelkategorie wählen | Artikel und Kategorien außerhalb der Auswahl werden für den JTL-Shop deaktiviert. | Wurzelkategorie und Shop-Aktivierung vor der ersten Synchronisation prüfen. |
| Nummernkreise nicht abstimmen | Überschneidende Bestellnummern können Fehler verursachen. | Nummernkreise von Shop und JTL-Wawi vor der Anbindung vergleichen. |
| Vollständige Synchronisierung voraussetzen | Sonderfelder und Erweiterungen werden möglicherweise nicht übertragen. | Connector-Dokumentation prüfen und benötigte Datenfelder einzeln testen. |
| Daten parallel in mehreren Systemen pflegen | Preise, Artikel oder Bestände laufen auseinander. | Vor dem Start festlegen, welches System die Daten je Bereich führt. |
| Ohne Testbestellungen live gehen | Fehler in Angebot, Bestand oder Bestellverarbeitung bleiben zunächst unentdeckt. | Testkäufe durchführen und Bestellablauf, Angebot und Datenbestand kontrollieren. |
JTL-Wawi live schalten
Schalten Sie den Shop erst um, wenn Testbestellungen alle vorgesehenen Schritte erfolgreich durchlaufen haben. Prüfen Sie, ob die Bestellung in JTL-Wawi erscheint, Artikel und Bestände stimmen und die Bearbeitung bis zum Versand funktioniert. Kontrollieren Sie nach dem ersten Abgleich erneut die Angebote und die übertragenen Daten.
Sichern Sie die Datenbank regelmäßig. JTL nennt ein tägliches Backup als grobe Orientierung für kleinere Unternehmen; der passende Rhythmus richtet sich danach, wie viele Änderungen sich im Ernstfall wiederherstellen lassen müssen. Legen Sie außerdem fest, wer nach dem Start Importmeldungen und Synchronisationsprotokolle prüft.
