Auch kleine Unternehmen müssen Geschäftsunterlagen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufbewahren. Danach müssen sie personenbezogene Daten sicher vernichten. Für viele Unterlagen gelten Fristen von zehn, acht oder sechs Jahren. Vorher muss das Unternehmen die Akten zuordnen und prüfen, ob es sie noch aufbewahren muss, zum Beispiel wegen einer laufenden Steuerprüfung.
Eine verantwortliche Person entscheidet, welche Akten vernichtet werden dürfen. Auch wenn ein Dienstleister die Akten abholt und schreddert, entscheidet das Unternehmen, ob es sie noch aufbewahren muss.
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen
Die Aufbewahrungsfrist richtet sich danach, welche Aufgabe ein Dokument erfüllt. Die Übersicht fasst wichtige Dokumentgruppen nach Handels- und Steuerrecht zusammen. Prüfen Sie zusätzlich, ob für Ihre Branche besondere Regeln gelten oder ob eine Akte Dokumente mit unterschiedlichen Fristen enthält.
| Unterlagen | Grundfrist | Beispiele und Hinweise |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre | Dazu gehören auch bestimmte Organisationsunterlagen. |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | Viele Rechnungen fallen darunter. Die verkürzte Frist gilt seit dem 1. Januar 2025. |
| Empfangene und versandte Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | Entscheidend sind Inhalt und Zweck des Dokuments. |
Die Fristen ergeben sich unter anderem aus § 147 der Abgabenordnung, § 257 des Handelsgesetzbuchs und für Rechnungen aus § 14b des Umsatzsteuergesetzes. Die Verkürzung für Buchungsbelege gilt auch für Belege, deren frühere zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Ein Dokument kann unter mehrere Gruppen fallen oder für einen weiteren Zweck gebraucht werden. Prüfen Sie deshalb, wofür Sie die Akte brauchen, statt sie nur nach dem Ablagejahr zu sortieren.
Die Frist beginnt grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres, in dem das maßgebliche Ereignis eintritt. Eine Rechnung aus dem Jahr 2025 mit achtjähriger Frist ist daher grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren. Sie dürfen die Rechnung frühestens am 1. Januar 2034 vernichten, wenn keine andere Pflicht oder Sperre besteht.
Auch nach der Grundfrist müssen Sie Unterlagen weiter aufbewahren, wenn sie für eine Steuer wichtig sind und die Frist, in der das Finanzamt die Steuer festsetzen darf, noch läuft. Eine angekündigte oder laufende Außenprüfung durch das Finanzamt spricht ebenfalls gegen eine Vernichtung. Das gilt auch bei einem Rechtsstreit oder ungeklärten Ansprüchen. Klären Sie solche Fälle mit der Steuerberatung oder Rechtsberatung, bevor Sie Akten freigeben.
Datenschutz nach Fristende
Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, personenbezogene Daten nicht länger aufzubewahren, als es für ihren Zweck nötig ist. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht geht dabei vor: Solange sie gilt, dürfen die Unterlagen nicht allein wegen des Datenschutzes vernichtet werden. Ist die Pflicht abgelaufen und gibt es keinen anderen Grund für die Aufbewahrung, sollten die Daten kontrolliert gelöscht oder die Papierakten vernichtet werden.
Schützen Sie die Akten auch vor dem Schreddern. Lassen Sie vertrauliche Akten nicht offen in Fluren, allgemein zugänglichen Räumen oder ungesicherten Sammelbehältern stehen. Legen Sie fest, wer Zugang hat, und dokumentieren Sie, wann Sie die Akten dem Dienstleister übergeben.
Einen Schredder-Dienstleister auswählen
Fragen Sie den Anbieter, wie er die Akten in jeder Phase schützt: im Sammelbehälter, bei Abholung und Transport sowie bei der Vernichtung. Verschließbare Behälter, klare Regeln dazu, wer zugreifen darf, und Angaben zum Transport sowie zu möglichen Unterauftragnehmern zeigen, wie der Anbieter die Akten schützt. Lassen Sie sich außerdem erklären, ob die Akten vor Ort oder an einem anderen Standort vernichtet werden und wie der Anbieter den Abschluss dokumentiert.
Die passende Vernichtungsstufe richtet sich nach der Vertraulichkeit der Unterlagen. DIN 66399 legt Sicherheitsstufen für die Vernichtung von Datenträgern fest, auch für Papier. Daraus folgt keine einheitliche gesetzliche Mindeststufe für alle Akten eines Kleinbetriebs. Prüfen Sie Personalakten und Unterlagen mit besonders sensiblen Informationen anders als allgemeine Geschäftskorrespondenz. Fragen Sie den Anbieter, welche Stufe er für Ihre Akten empfiehlt und worauf diese Empfehlung beruht.
Prüfen Sie auch die datenschutzrechtliche Rolle des Dienstleisters. Wenn der Dienstleister personenbezogene Daten nach Ihren Vorgaben verarbeitet, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung. Entscheidend ist, was der Dienstleister tatsächlich tut, nicht nur die Überschrift des Angebots oder Vertrags. Ein Vernichtungsnachweis ist für die eigene Dokumentation hilfreich; ein bestimmtes Zertifikat oder ein einheitlicher Nachweis ist nicht pauschal für jeden Kleinbetrieb vorgeschrieben.
Vergleichen Sie die Gesamtkosten der Angebote. Fragen Sie, ob der Anbieter nach Behälter oder Gewicht abrechnet und wie die Abholung berechnet wird. Klären Sie auch, ob Mindestmengen oder Zusatzkosten für Sonderfahrten gelten. Bei kleinen Mengen kann ein gemeinsamer Termin einfacher und günstiger sein als häufige Einzelabholungen. Entscheidend sind auch der sichere Lagerplatz und der interne Aufwand bis zum Abholtag.
Aktenvernichtung intern freigeben
Ein kurzer, dokumentierter Ablauf verhindert, dass Mitarbeitende Akten ohne Prüfung entsorgen:
- Akten abgrenzen: Die zuständige Person hält die Dokumente, den Zeitraum und ihren Ablageort fest.
- Frist prüfen: Sie prüft, welche Aufbewahrungsfrist gilt und ob es weitere Gründe für die Aufbewahrung gibt. Bei Ordnern mit verschiedenen Dokumentarten zählt die längste geltende Frist.
- Sperren abfragen: Vor der Freigabe klärt die zuständige Person, ob eine Prüfung, ein Streitfall, eine offene Forderung oder ein anderer konkreter Grund gegen die Vernichtung spricht.
- Vernichtung genehmigen: Eine namentlich benannte verantwortliche Person gibt genau festgelegte Akten frei. Bei Finanz- oder Personalakten sollte auch die zuständige Fachstelle prüfen.
- Übergabe und Abschluss festhalten: Notieren Sie das Datum, die Aktenart, die ungefähre Menge, den Dienstleister und die Person, die die Akten übergibt. Legen Sie den Vernichtungsnachweis ab und aktualisieren Sie die Fristenübersicht.
Eine zweite Freigabe kann als interne Kontrolle sinnvoll sein, ist aber keine allgemeine gesetzliche Pflicht. Nehmen Sie in die Vernichtungsliste keine unnötigen personenbezogenen Einzelheiten auf. Der Dienstleister übernimmt die Vernichtung der Akten. Ihr Betrieb entscheidet, ob sie noch aufbewahrt werden müssen.
Häufige Fehler bei der Aktenvernichtung
Oft wird die Frist falsch berechnet. Wer ab dem Dokumentdatum rechnet, obwohl die Frist ab dem maßgeblichen Jahresende läuft, vernichtet möglicherweise zu früh. Akten ohne fortbestehenden Aufbewahrungsgrund bleiben oft über Jahre liegen. Eine Fristenübersicht mit Aufbewahrungsgrund und möglichen Sperren hilft, beides zu vermeiden.
Verlassen Sie sich bei Buchungsbelegen nicht auf veraltete Übersichten, die noch pauschal zehn Jahre nennen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt grundsätzlich die achtjährige Frist, auch für bestimmte ältere Belege, deren frühere Frist noch lief. Prüfen Sie trotzdem, ob Sie die Belege wegen ihrer weiteren Funktion oder steuerlichen Bedeutung länger aufbewahren müssen.
Geben Sie vertrauliche Unterlagen nicht ins Altpapier und behandeln Sie einen Ordner mit unterschiedlichen Dokumentarten nicht automatisch als einheitliche Akte. Das Scannen allein erlaubt nicht, jedes Papieroriginal sofort zu vernichten. Bei der digitalen Aufbewahrung müssen die Unterlagen geordnet, originalgetreu, verfügbar und lesbar bleiben. Für einzelne Dokumente können weitere Pflichten gelten.
