Liegen Geschäftsunterlagen an verschiedenen Orten, etwa im Büro, im Homeoffice oder in privaten Postfächern, sind sie nur schwer zu finden. Außerdem lässt sich kaum kontrollieren, wer darauf zugreift. Eine papierlose Ablage funktioniert, wenn jedes Dokument zeitnah an einem gemeinsamen Ort gespeichert, einheitlich gekennzeichnet und von einer zuständigen Person geprüft wird.
Für Gründer und kleine Teams reicht meist eine einfache Ordnerstruktur. Legen Sie fest, wer Dokumente annimmt, scannt und ablegt und wer darauf zugreifen darf. Regeln Sie auch, wie lange Sie die Unterlagen aufbewahren. Steuerlich relevante Unterlagen müssen geordnet und während der geltenden Frist lesbar und auffindbar bleiben. Ein Scan ist daher kein automatischer Grund, das Papieroriginal zu vernichten.
Eine gemeinsame Ablage einrichten
Speichern Sie die Dokumente an einem zentralen Ort. So müssen Beschäftigte nicht auf persönliche Laufwerke oder Downloads auf dem eigenen Computer zurückgreifen. Auch private E-Mail-Postfächer brauchen sie dafür nicht. Ein gemeinsamer Cloud-Speicher oder ein Dokumentenmanagementsystem kann dafür passen. Entscheidend sind nachvollziehbare Berechtigungen, eine zuverlässige Sicherung und die Möglichkeit, Dokumente auch nach längerer Zeit wiederzufinden.
Halten Sie die Ordnerstruktur flach. Eine mögliche Grundordnung umfasst:
- Eingang für neue, noch nicht geprüfte Unterlagen
- Finanzen und Steuern für Rechnungen, Buchungsbelege, Bankunterlagen und Steuerkorrespondenz
- Kunden und Projekte für Angebote, Verträge und projektbezogene Dokumente
- Unternehmen und Personal für Organisations- und Personalunterlagen
- Vorlagen und Anweisungen für aktuelle Formulare und Ablageregeln
- Archiv für abgeschlossene Vorgänge, solange die Aufbewahrungsfrist noch läuft
Der Eingangsordner ist nur für neue Dokumente gedacht. Prüfen Sie ihn regelmäßig und verschieben Sie jedes bearbeitete Dokument an den passenden dauerhaften Ablageort. Personalunterlagen und andere sensible Dokumente gehören in Bereiche mit eingeschränkten Zugriffsrechten. So sieht nicht jede Person automatisch alle Dateien, nur weil sie Zugriff auf die gemeinsame Ablage hat.
Dateien einheitlich benennen
Nehmen Sie die wichtigsten Suchbegriffe in den Dateinamen auf. Ein mögliches Muster lautet: JJJJ-MM-TT_Dokumentart_Absender-oder-Kunde_Vorgang_Status. So könnte eine Rechnung mit Datum, Lieferant und Vorgangsnummer im Namen schneller auffindbar sein als eine Datei mit der Bezeichnung „Scan 3“.
Verwenden Sie dieselben Begriffe für dieselben Dokumentarten. Wenn eine Person „Rechnung“, eine andere „Beleg“ und eine dritte „Eingangsrechnung“ als Kennzeichnung nutzt, wird die Suche unübersichtlich. Legen Sie fest, welche Angaben in den Dateinamen gehören und welche Sie zusätzlich im Ablagesystem speichern. Sinnvoll sind je nach Dokumentart das Dokumentdatum, Absender oder Kunde, Projekt, Bearbeitungsstatus und die zuständige Person.
Kennzeichnen Sie offene Aufgaben direkt am Dokument oder im zugehörigen Vorgang und legen Sie für jede Datei mit dem Status „zu prüfen“ fest, wer sie prüft. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, ändern Sie den Status oder verschieben das Dokument in den passenden Ablagebereich. Vermeiden Sie parallele Kopien mit Namen wie „final“, „final neu“ oder „final wirklich“, weil dann unklar bleibt, welche Fassung gilt.
Eingang und Scan regeln
Richten Sie einen festgelegten Eingang für Papierpost ein. Leiten Sie auch E-Mail-Anhänge und elektronische Rechnungen dorthin. Bestimmen Sie, wer die Post öffnet. Legen Sie außerdem fest, wer digitale Eingänge prüft und noch nicht zugeordnete Dokumente bearbeitet. Bei wenigen Beschäftigten können die Zuständigen diese Aufgabe abwechselnd übernehmen. Wichtig ist, dass die Zuständigkeit für jeden Zeitraum klar ist und Unterlagen nicht dauerhaft in persönlichen Postfächern liegen bleiben.
Legen Sie für das Scannen fest, welche Dokumente erfasst werden, wer scannt und wann der Scan erfolgt. Danach prüft die zuständige Person, ob alle Seiten da, lesbar und richtig herum eingescannt sind. Bei einem Fehler sollte sie ihn korrigieren und den Umgang mit dem Original festhalten. Für steuerlich relevante Unterlagen gehört die Beschreibung solcher Abläufe zur Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt schriftlich, wie Sie ein elektronisches Dokument vom Eingang über das Erfassen und Ablegen bis zum späteren Wiederfinden behandeln.
Die GoBD schreiben nicht für alle Unternehmen dieselbe Scanroutine vor. Der Ablauf muss zur Geschäftstätigkeit und zur eingesetzten Technik passen. Beschreiben Sie die tatsächlich genutzte Lösung und aktualisieren Sie die Beschreibung, wenn sich Zuständigkeiten oder Ablageorte ändern.
Zuständigkeiten für die Ablage klären
Benennen Sie eine Person für den Dokumenteingang und eine für die technische Ablage. Die erste sorgt dafür, dass Unterlagen erfasst und an die zuständigen Rollen weitergegeben werden. Die zweite verwaltet Ordner, Berechtigungen und Wiederherstellung. In einem kleinen Betrieb kann eine Person mehrere Aufgaben übernehmen; die Zuständigkeiten sollten trotzdem getrennt beschrieben sein.
Die fachliche Prüfung übernimmt die Person, die den Vorgang kennt: Eine Projektverantwortliche ordnet etwa einen Vertrag dem richtigen Kundenprojekt zu, und die für Finanzen zuständige Person prüft Rechnungen und verknüpft sie mit der Buchhaltung. Eine benannte Person kontrolliert außerdem Aufbewahrungsfristen und klärt vor dem Löschen, ob ein Dokument noch benötigt wird.
Halten Sie diese Aufgaben in einer kurzen Arbeitsanweisung fest. Dazu gehören auch Ansprechpersonen und das Vorgehen bei einem vermuteten Datenschutzvorfall, etwa wenn eine Rechnung versehentlich an eine falsche Person geteilt wurde. So können Beschäftigte im Homeoffice schnell reagieren, statt erst herausfinden zu müssen, wer zuständig ist.
E-Rechnungen in der Ablage erfassen
Richten Sie ein geschäftliches E-Mail-Postfach für Rechnungen und andere Unterlagen ein. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach; auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.
Eine E-Rechnung enthält Daten in einer festgelegten Struktur. Buchhaltungsprogramme können diese Daten elektronisch verarbeiten. Ein gewöhnliches PDF erfüllt diese Definition seit 2025 nicht. Bei einer E-Rechnung müssen Sie den strukturierten Teil, zum Beispiel die XML-Datei, in seiner ursprünglichen Form aufbewahren. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD kann dieser strukturierte Teil für die Aufbewahrung maßgeblich sein. Ein PDF-Ausdruck oder eine bildhafte Kopie ersetzt ihn nicht automatisch.
Legen Sie fest, wie Rechnungen aus dem Postfach abgelegt und geprüft werden. Mitarbeitende sollten wissen, ob sie eine Rechnung zunächst in einem Eingangsordner speichern, an die Buchhaltung weiterleiten oder direkt in ein Buchhaltungssystem übernehmen. Die E-Rechnungspflicht bedeutet nicht automatisch, dass Sie jede Rechnung über die bestehenden Aufbewahrungspflichten hinaus vollständig automatisiert weiterverarbeiten müssen.
Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln. Bis einschließlich 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Für Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr kann die Übergangsfrist bis Ende 2027 reichen. Prüfen Sie die für Ihr Unternehmen geltenden Bedingungen, bevor Sie Ihre Ausgangsrechnungen umstellen.
Papier sicher verwahren
Bewahren Sie Papierunterlagen mit personenbezogenen Daten im Homeoffice so auf, dass Mitbewohner und Besuch nicht darauf zugreifen können. Wenn kein abschließbares Arbeitszimmer vorhanden ist, bietet ein verschlossener Schrank eine einfache Schutzmaßnahme. Nehmen Beschäftigte sensible Unterlagen mit ins Büro oder zu einem anderen Arbeitsort, sollten sie diese in einem verschlossenen Behälter transportieren.
Für digitale Dokumente brauchen Sie passende Zugriffsrechte und geschützte Geräte. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören je nach Risiko etwa Verschlüsselung, Schutz vor unbefugtem Zugriff und eine Möglichkeit, Daten nach einem Vorfall wiederherzustellen. Bei Zugriff auf Unternehmensserver empfiehlt sich ein geschützter Fernzugriff. Besonders sensible personenbezogene Daten sollten nach der Orientierung der Berliner Datenschutzaufsicht nur auf dienstlichen Geräten verarbeitet werden.
Eine Cloud-Ablage eignet sich, wenn Sie den Dienstleister datenschutzgerecht einbinden und die Speicherbedingungen passen. Prüfen Sie, wer Zugriff erhält, wie Daten gesichert und wiederhergestellt werden und wo sie gespeichert werden. Ein Cloud-Dienst ist nicht allein deshalb für alle Dokumente geeignet, weil mehrere Personen damit arbeiten können.
Fristen und Originale prüfen
Aufbewahrungsfristen hängen von der Dokumentart und den für das Unternehmen geltenden Vorschriften ab. Nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch gelten für bestimmte Unterlagen grundsätzlich Fristen von sechs, acht oder zehn Jahren. Rechnungen sind nach dem Umsatzsteuergesetz grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt je nach Unterlage grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden, empfangen oder versandt wurde. In bestimmten Fällen läuft sie länger, etwa wenn die Unterlage für eine Steuer noch bedeutsam ist.
Halten Sie im Archiv die Aufbewahrungsfristen fest oder notieren Sie am Dokument, wann Sie die Frist prüfen müssen. Löschen Sie Unterlagen erst, wenn die einschlägige Frist abgelaufen ist und keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist. Ein einheitliches Löschdatum für alle Geschäftsdokumente reicht nicht aus.
Sie dürfen viele Unterlagen elektronisch aufbewahren, wenn sie während der gesamten Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Für bestimmte Dokumente gelten Ausnahmen. Vernichten Sie Papieroriginale deshalb erst, wenn geklärt ist, dass die betreffende Dokumentart elektronisch aufbewahrt werden darf und Ihr Scanverfahren die nötigen Anforderungen erfüllt. Bei unklaren Fällen sollte die steuerliche oder rechtliche Beratung einbezogen werden.
Auszusondernde Papierunterlagen müssen so vernichtet werden, dass Unbefugte den Inhalt nicht wiederherstellen können. Die Berliner Datenschutzaufsicht empfiehlt für bestimmte Homeoffice-Kontexte Aktenvernichter mit Partikelschnitt der Sicherheitsstufe P-4; für Berufsgeheimnisträger nennt sie P-5. Diese Empfehlungen sind keine pauschale gesetzliche Mindestanforderung für jedes Unternehmen.
