Betriebsanweisungen im Betrieb richtig erstellen

In kleinen Unternehmen beschreibt eine Betriebsanweisung schriftlich die Gefahren am Arbeitsplatz oder bei einer Tätigkeit und die nötigen Schutzmaßnahmen. Sie basiert auf der Gefährdungsbeurteilung. Darin schätzen Sie die Risiken der Arbeit ein.

Ob eine Betriebsanweisung vorgeschrieben ist, hängt vom Bereich ab, etwa bei Gefahrstoffen, Maschinen oder biologischen Arbeitsstoffen. Legen Sie deshalb zuerst fest, für welche Tätigkeit die Anweisung gilt, statt eine pauschale Anweisung für den ganzen Betrieb zu erstellen.

Wozu die Anweisung dient

Eine gute Betriebsanweisung legt fest, wie Beschäftigte die Schutzmaßnahmen aus der Gefährdungsbeurteilung umsetzen. Sie zeigt, was Beschäftigte vor, während und nach der Arbeit tun müssen und wie sie sich bei einer Störung oder einem Unfall verhalten.

Die Anweisung ersetzt weder die Unterweisung noch die Anleitung des Herstellers. Bei einer Unterweisung erklärt der Arbeitgeber die Gefahren und Regeln mündlich und beantwortet Fragen. Eine Herstelleranleitung beschreibt das Arbeitsmittel allgemein; die Betriebsanweisung berücksichtigt zusätzlich den konkreten Einsatz im eigenen Betrieb. Eine Herstelleranleitung kann die Betriebsanweisung für ein Arbeitsmittel ersetzen, wenn sie alle dafür nötigen Informationen enthält.

Wann eine Betriebsanweisung nötig ist

Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen verlangt die Gefahrstoffverordnung grundsätzlich eine schriftliche, verständliche und zugängliche Betriebsanweisung. Gefahrstoffe können auch bei der Arbeit entstehen oder freigesetzt werden, etwa bei bestimmten Schleif-, Löt- oder Schweißarbeiten. Eine Ausnahme kommt infrage, wenn die Gefährdungsbeurteilung für die konkrete Tätigkeit nur eine geringe Gesamtgefährdung ergibt und die Schutzmaßnahmen ausreichen. Ein Produkt gilt nicht automatisch als ungefährlich, weil es im Alltag harmlos wirkt oder nur in kleiner Menge verwendet wird.

Für Arbeitsmittel wie Maschinen verlangt die Betriebssicherheitsverordnung grundsätzlich eine schriftliche Betriebsanweisung vor der ersten Verwendung. Die mitgelieferte Betriebs- oder Gebrauchsanleitung kann genügen, wenn sie inhaltlich die nötigen betrieblichen Regeln abdeckt. Auch bei Tätigkeiten mit biologischen Arbeitsstoffen ist grundsätzlich eine schriftliche Anweisung vorgesehen, die sich auf den Arbeitsbereich und den Biostoff bezieht. Für bestimmte Tätigkeiten mit Biostoffen der Risikogruppe 1 gelten Ausnahmen.

Auch besondere Arbeitsabläufe können eine eigene Anweisung erfordern. Eine allgemeine Stapleranweisung deckt zum Beispiel nicht automatisch den Transport hängender Lasten oder das Be- und Entladen von Fahrzeugen ab. Entscheidend ist, ob sich Gefahren und Schutzmaßnahmen unterscheiden.

Welche Inhalte eine Betriebsanweisung braucht

Für Gefahrstoff-Betriebsanweisungen empfiehlt die Technische Regel für Gefahrstoffe 555 eine Struktur mit sieben Punkten: Arbeitsbereich und Tätigkeit, Bezeichnung des Gefahrstoffs, Gefahren für Mensch und Umwelt, Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln, Verhalten im Gefahrenfall, Erste Hilfe sowie sachgerechte Entsorgung. Die Gefahrstoffverordnung verlangt außerdem Angaben zu möglichen Gefährdungen, Schutzmaßnahmen und zum Verhalten bei Störungen, Unfällen und Notfällen.

Bei Maschinen und anderen Arbeitsmitteln müssen die Gefährdungen bei der Verwendung, die Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln sowie das Vorgehen bei Störungen, Unfällen und Erste-Hilfe-Notfällen erkennbar sein. Für biologische Arbeitsstoffe gelten eigene Anforderungen. Es gibt daher keine einheitliche Pflichtgliederung, die unverändert für jede Betriebsanweisung passt.

Formulieren Sie Regeln als klare Handlungen. Nennen Sie bei „Schutzbrille tragen“ auch, bei welchen Arbeitsschritten die Brille nötig ist. Statt „bei Störungen vorsichtig sein“ sollte die Anweisung festlegen, ob Beschäftigte das Gerät abschalten, den Bereich sichern und eine verantwortliche Person informieren müssen. Sie sollte auch Grenzen nennen: Beschäftigte sollen keine Störung beheben, für die sie weder ausgebildet noch beauftragt sind.

Betriebsanweisung in sechs Schritten erstellen

Legen Sie zuerst fest, wofür die Anweisung gilt, und formulieren Sie passende Schutzregeln. Prüfen Sie zum Schluss, ob die Beschäftigten die Anweisung verstehen und am Arbeitsplatz finden.

1. Tätigkeit und Gefahren erfassen. Beschreiben Sie den tatsächlichen Arbeitsablauf anhand der Gefährdungsbeurteilung. Halten Sie fest, welche Stoffe und Arbeitsmittel Beschäftigte verwenden und welche Störungen oder Notfälle auftreten können.

2. Geltungsbereich festlegen. Bestimmen Sie, für welchen Arbeitsplatz oder Stoff die Anweisung gilt. Legen Sie außerdem fest, für welches Arbeitsmittel oder welche Tätigkeit sie gilt. Fassen Sie Gefahrstoffe nur dann zusammen, wenn ihre Gefährdungen und Schutzmaßnahmen vergleichbar sind.

3. Informationen abgleichen. Nutzen Sie bei Gefahrstoffen die Gefährdungsbeurteilung und das Sicherheitsdatenblatt. Übernehmen Sie das Sicherheitsdatenblatt nicht einfach unverändert: Prüfen Sie, welche Angaben für die konkrete Tätigkeit und die Bedingungen im Betrieb gelten. Berücksichtigen Sie bei Maschinen auch die Herstelleranleitung.

4. Schutzregeln konkret formulieren. Schreiben Sie auf, was Beschäftigte vor Arbeitsbeginn, bei der Arbeit und danach tun sollen. Benennen Sie die nötige persönliche Schutzausrüstung genau, etwa welche Schutzbrille oder Handschuhe verwendet werden. Legen Sie fest, wie Beschäftigte bei einer Störung vorgehen und wen sie informieren.

5. Verständlichkeit prüfen. Lassen Sie die Anweisung von jemandem prüfen, der die Tätigkeit ausführt, und ersetzen Sie unklare Formulierungen durch eindeutige Regeln. Nutzen Sie Bilder oder Piktogramme, wenn sie Beschäftigten das Verständnis erleichtern. Eine bestimmte Farbe oder ein festes Layout ist allgemein nicht vorgeschrieben.

6. Veröffentlichen und erklären. Stellen Sie die Anweisung am Arbeitsplatz leicht zugänglich bereit, etwa als Aushang oder in einer digitalen Ablage, auf die Beschäftigte dort zugreifen können. Besprechen Sie die Regeln in der Unterweisung und halten Sie die Unterweisung nach den geltenden Anforderungen fest. Bei Unsicherheit kann eine Fachkraft für Arbeitssicherheit beraten; die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.

Betriebsanweisungen aktuell halten

Überarbeiten Sie eine Betriebsanweisung, sobald sich sicherheitsrelevante Bedingungen ändern. Dazu zählen neue Gefahrstoffe und geänderte Arbeitsverfahren. Auch andere Arbeitsmittel oder neue Erkenntnisse aus der Gefährdungsbeurteilung sind Gründe für eine Überarbeitung. Bei Arbeitsmitteln verlangt die Betriebssicherheitsverordnung eine Anpassung bei sicherheitsrelevanten Änderungen; auch die Gefahrstoffanweisung muss zur aktuellen Gefährdungsbeurteilung passen.

Die jährliche Unterweisung bedeutet nicht, dass die Betriebsanweisung jedes Jahr abläuft. Für Gefahrstoffe und biologische Arbeitsstoffe muss die Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit und mindestens einmal jährlich stattfinden. Bei Arbeitsmitteln gilt ebenfalls eine Unterweisung vor der erstmaligen Verwendung und danach mindestens einmal jährlich. Die Anweisung selbst wird bei Änderungen aktualisiert, nicht automatisch jedes Jahr neu erstellt.

Notieren Sie auf dem Dokument am besten den Geltungsbereich, das Änderungsdatum und die verantwortliche Stelle. Das erleichtert die Kontrolle, welche Fassung am Arbeitsplatz gilt. Allgemein vorgeschrieben sind weder ein bestimmtes Versionsschema noch eine Unterschrift für jede Betriebsanweisung.