Wer Waren aus Deutschland an Privatkunden in anderen EU-Ländern verkauft, muss klären, in welchem Land Umsatzsteuer anfällt. Für bestimmte Verkäufe in andere EU-Länder gilt eine gemeinsame Grenze für die Nettoumsätze, also die Verkaufssummen ohne Umsatzsteuer. Wird sie überschritten, gilt grundsätzlich die Umsatzsteuer des Landes, in dem die Ware ankommt.
Die Schwelle gilt nicht für alle Umsätze und ist keine Zollfreigrenze. Händler müssen den Steuersatz und mögliche Registrierungspflichten im Zielland beachten und entscheiden, ob sie den Bruttopreis anpassen oder einen geringeren Nettoerlös akzeptieren.
Wann die Lieferschwelle gilt
Die Schwelle gilt vor allem für Verkäufe, bei denen ein Händler eigene Waren aus einem EU-Staat an Privatkunden in einem anderen EU-Staat versendet. Das Gesetz nennt sie innergemeinschaftliche Fernverkäufe. Bei einem Händler, der nur in Deutschland ansässig ist und von dort versendet, zählen die relevanten Verkäufe in alle anderen EU-Länder zusammen. Es gibt also nicht für jedes Zielland eine eigene Grenze.
Bei der Berechnung zählen auch bestimmte grenzüberschreitende Telekommunikations-, Rundfunk-, Fernseh- und elektronische Dienstleistungen mit. Entscheidend sind die Beträge ohne Umsatzsteuer. Die Regel greift nur, wenn der Händler in einem einzigen EU-Mitgliedstaat ansässig ist und die übrigen Voraussetzungen erfüllt. Verkäufe importierter Waren fallen beispielsweise nicht unter diese Schwelle.
Überschreiten die erfassten Umsätze im laufenden und im vorangegangenen Kalenderjahr die maßgebliche Schwelle nicht, gilt grundsätzlich die Umsatzsteuer des Landes, in dem der Händler ansässig ist. Ein Händler kann sich freiwillig für die Besteuerung im Zielland entscheiden. Diese Entscheidung gilt für ihn mindestens zwei Kalenderjahre.
Für den Umsatz, mit dem ein Händler die Schwelle im laufenden Jahr überschreitet, sowie für die folgenden erfassten Verkäufe gilt grundsätzlich die Umsatzsteuer des Ziellands. Deshalb sollte der Händler seine Umsätze laufend zusammenrechnen und nicht erst am Jahresende prüfen.
Was OSS für die Meldung ändert
Wer die Umsatzsteuer im Zielland schuldet, kann für erfasste Fernverkäufe das OSS-Union-Verfahren nutzen. OSS steht für „One-Stop-Shop“. Dabei meldet der Händler seine entsprechenden Umsätze zentral über einen EU-Mitgliedstaat und bezahlt dort die Steuer. Ein in Deutschland ansässiger Händler meldet sich dafür beim Bundeszentralamt für Steuern an.
OSS vereinfacht die Umsatzsteuermeldung, befreit den Händler aber nicht von der Umsatzsteuer. Der Händler muss weiterhin den passenden Steuersatz des Ziellands anwenden. Die OSS-Meldung ersetzt außerdem nicht die deutschen Umsatzsteuererklärungen, die wegen anderer Umsätze oder Pflichten anfallen.
Die OSS-Meldung ist vierteljährlich fällig, jeweils bis zum Ende des Folgemonats nach Quartalsende. Auch für ein Quartal ohne erfasste Verkäufe ist grundsätzlich eine Nullmeldung erforderlich. Die Aufzeichnungen zu diesen Umsätzen muss der Händler zehn Jahre aufbewahren.
OSS deckt nicht automatisch alle Auslandsgeschäfte ab. Lagert ein Händler Waren in einem anderen EU-Staat oder verkauft er Waren aus einem dortigen Lager, können zusätzliche lokale Pflichten entstehen. Vor dem Start des Auslandsverkaufs sollte er deshalb für jedes Zielland prüfen, von wo und aus welchem Lager er die Ware versendet.
Welcher Steuersatz auf die Ware kommt
Zuerst muss der Händler feststellen, welches Land die Umsatzsteuer erheben darf. Danach prüft er, welcher Steuersatz im betreffenden Land für genau diese Ware gilt. EU-Staaten haben unterschiedliche Umsatzsteuersätze; außerdem können innerhalb eines Landes je nach Produktgruppe unterschiedliche Sätze gelten.
In Deutschland beträgt der Regelsteuersatz 19 Prozent; für bestimmte Waren und Leistungen gilt ein ermäßigter Satz von 7 Prozent. Diese Sätze lassen sich nicht einfach auf Verkäufe in andere EU-Länder übertragen. Bevor der Händler Preise und Steuerberechnungen im Shop einrichtet, sollte er die Warenkategorie und den aktuellen Steuersatz im jeweiligen Zielland prüfen.
Wie Umsatzsteuer Preise und Margen verändert
Bei einem steuerpflichtigen Verkauf führt der Händler die Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Seine Marge ist der Betrag, der nach Abzug der Umsatzsteuer und der übrigen Kosten übrig bleibt. Die Umsatzsteuer, die ein umsatzsteuerpflichtiger Händler auf betriebliche Einkäufe zahlt (Vorsteuer), kann er grundsätzlich nach den geltenden Regeln abziehen.
Bei einem festen Bruttopreis von 119 Euro und 19 Prozent Umsatzsteuer bleiben 100 Euro netto. Bei einem fiktiven Steuersatz von 20 Prozent bleiben bei demselben Bruttopreis rund 99,17 Euro netto. Soll der Nettoerlös weiterhin 100 Euro betragen, müsste der Bruttopreis auf 120 Euro steigen.
Daher muss der Händler für jedes Zielland entscheiden, ob er den Bruttopreis anpasst oder einen geringeren Nettoerlös akzeptiert. In die Kalkulation gehören auch Versandkosten, Rabatte, Rücksendungen und Gebühren. Bei Waren mit ermäßigtem Steuersatz kann das Ergebnis anders ausfallen.
Kleinunternehmerregelung getrennt prüfen
Unter bestimmten Bedingungen bestimmt die Lieferschwelle, in welchem Land ein Verkauf besteuert wird. Sie ist keine Kleinunternehmergrenze und führt nicht automatisch zu einer Umsatzsteuerbefreiung.
Seit dem 1. Januar 2025 können berechtigte kleine Unternehmen die grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung in ausgewählten EU-Staaten nutzen. Dafür müssen sie die nationalen Voraussetzungen des jeweiligen Staates erfüllen. Zudem darf ihr EU-weiter Jahresumsatz die jeweils geltende Obergrenze weder im laufenden noch im vorangegangenen Kalenderjahr überschreiten. Der Antrag auf Befreiung muss vorab im Land gestellt werden, in dem das Unternehmen ansässig ist. Die Befreiung gilt erst, wenn sie bestätigt und eine entsprechende Identifikationsnummer vergeben wurde.
Auch deutsche Kleinunternehmer müssen ihre nationalen Voraussetzungen beachten. Diese nationalen Grenzen sind von der EU-weiten Lieferschwelle zu unterscheiden. Wer die Kleinunternehmerbefreiung nutzt, kann grundsätzlich keine Vorsteuer auf Einkäufe und Leistungen abziehen, die den befreiten Umsätzen dienen. Die geringere Steuerbelastung auf Verkäufe kann deshalb mit höheren Kosten einhergehen.
Wann andere Umsatzsteuerregeln gelten
Die Lieferschwelle betrifft vor allem Verkäufe an Privatkunden. Für Verkäufe an Unternehmen gelten andere Regeln. Händler sollten daher vor der Steuerberechnung feststellen, ob der Käufer als Privatkunde oder als Geschäftskunde kauft.
Auch der Versand aus einem Drittland in die EU folgt eigenen Regeln. Die Lieferschwelle erfasst solche importierten Waren nicht. Für bestimmte Sendungen mit einem Warenwert von höchstens 150 Euro kommt unter Voraussetzungen das Import-One-Stop-Shop-Verfahren infrage. Beim Versand aus der EU in ein Drittland muss der Händler Nachweise über die Ausfuhr prüfen. Außerdem muss er die Zollformalitäten und Einfuhrregeln des Ziellands prüfen.
Bei bestimmten Verkäufen gilt die Plattform umsatzsteuerrechtlich selbst als Lieferer. Dann führt sie die Steuer für einzelne Umsätze ab. Das hängt von der konkreten Verkaufsart und der Rolle des Marktplatzes ab. Der Händler sollte deshalb abgleichen, welche Verkäufe die Plattform meldet und welche in seiner eigenen Steuererklärung bleiben.
Vor dem Auslandsverkauf prüfen
Vor dem ersten Auslandsverkauf sollten Händler Folgendes prüfen:
- Kauft ein Privatkunde oder ein Unternehmen?
- Aus welchem Land und welchem Lager wird die Ware versendet?
- Handelt es sich um einen EU-Fernverkauf, einen Verkauf aus einem ausländischen Lager, einen Import oder eine Ausfuhr?
- Gelten die Voraussetzungen der Lieferschwelle, und wie hoch sind die relevanten Umsätze im laufenden und vorangegangenen Jahr?
- Welcher Steuersatz gilt für die Ware im Zielland?
- Meldet der Händler über OSS, oder entstehen weitere lokale Registrierungspflichten?
- Soll der Bruttopreis steigen, oder trägt der Händler den geringeren Nettoerlös?
