Für kleine Onlinehändler hängt die Nachbestellung davon ab, wie viel Ware verkaufsfähig im Lager liegt, für Kunden reserviert ist oder noch geliefert wird. Stimmen die Bestände im Shop nicht, entstehen Fehlbestände oder Ware bleibt länger als geplant im Lager.
Erfassen Sie Warenbewegungen zeitnah und richten Sie Nachbestellungen nach Absatz und Lieferzeit aus. Zu Beginn genügt oft eine gepflegte Tabelle. Prüfen Sie regelmäßig den Nachbestellpunkt: Er gibt an, bei welchem Bestand Sie neu bestellen sollten.
Bestand richtig erfassen
Erfassen Sie jede verkaufbare Variante in einer eigenen Zeile, zum Beispiel jede Größe oder Farbe. Notieren Sie mindestens Artikelnummer, Lagerort, aktuelle Menge, Lieferant, Einkaufspreis und Verkaufspreis. Buchen Sie Verkäufe, Retouren, Wareneingänge, Schäden und Umlagerungen zeitnah. Eine Rücksendung zählt erst wieder als verkaufsfähig, wenn Sie sie geprüft und freigegeben haben.
Halten Sie getrennt fest, welche Ware im Lager liegt, bereits für Kunden reserviert oder beschädigt ist und welche noch unterwegs ist. So verkaufen Sie reservierte Ware nicht erneut und behandeln Lieferungen auf dem Weg nicht als sofort verfügbar. Wenn Sie über mehrere Kanäle verkaufen, sollten alle möglichst denselben Warenbestand nutzen. Andernfalls kann dieselbe letzte Einheit gleichzeitig im Shop und auf einem Marktplatz angeboten werden.
Prüfen Sie jede Lieferung beim Eingang gegen die Bestellung. Erfassen Sie fehlende oder beschädigte Stücke sofort und dokumentieren Sie auch spätere Bestandskorrekturen mit Grund. Eine Tabelle eignet sich für ein kleines Sortiment und einen Lagerort. Wenn mehrere Kanäle, Lagerplätze oder Personen beteiligt sind, hält eine zentrale Warenwirtschaft die Bestandszahlen leichter aktuell.
Nachbestellpunkt berechnen
Eine einfache Grundformel für den Nachbestellpunkt lautet:
Nachbestellpunkt = durchschnittlicher Tagesabsatz × Lieferzeit in Tagen + Sicherheitsbestand
Der Sicherheitsbestand ist ein Puffer für unerwartet hohe Nachfrage oder verspätete Lieferungen. Angenommen, ein Artikel verkauft sich durchschnittlich viermal täglich, die Lieferung dauert zwölf Tage und Sie setzen vorläufig 20 Stück als Puffer an:
4 × 12 + 20 = 68 Stück
Bei einem Nachbestellpunkt von 68 Stück sollten Sie prüfen, ob eine Bestellung nötig ist. Die Rechnung ist nur so verlässlich wie ihre Daten: Verwenden Sie möglichst echte Verkaufszahlen und die tatsächliche Lieferzeit, nicht nur den Wert aus dem Lieferantenangebot.
Vergleichen Sie den Nachbestellpunkt mit der Bestandsposition. Dazu zählen der verkaufsfähige Lagerbestand und bestätigte Zugänge. Ziehen Sie offene Kundenaufträge ab, sofern die dafür reservierte Ware noch zum Lagerbestand zählt. Ziehen Sie reservierte Mengen nicht doppelt ab. Ware auf dem Weg gehört in die Rechnung für die Nachbestellung, zählt aber erst nach dem Wareneingang zum verfügbaren Shopbestand.
Wählen Sie den Sicherheitsbestand passend zum Produkt. Ein Artikel mit gleichmäßigem Absatz und verlässlicher Lieferzeit braucht weniger Puffer als ein saisonales Produkt oder ein Artikel, dessen Lieferungen häufig schwanken. Ein pauschaler Prozentsatz ist deshalb kein verlässlicher Wert für jedes Sortiment. Legen Sie einen nachvollziehbaren Startwert fest und prüfen Sie ihn anhand der tatsächlichen Verkäufe und Lieferzeiten.
Bestellmenge festlegen
Der Nachbestellpunkt sagt, wann Sie handeln sollten. Die Bestellmenge sagt, wie viel Sie einkaufen. Bei einem kleinen Sortiment kann ein Min-Max-Prinzip helfen: Sobald der Bestand den Mindestwert erreicht, füllen Sie bis zu einem festgelegten Zielbestand auf.
Liegt die Bestandsposition im Beispiel bei 57 Stück und der Zielbestand bei 100 Stück, ergibt sich zunächst eine Nachbestellung von 43 Stück. Passen Sie die Menge an, wenn bereits weitere Ware unterwegs ist oder der Lieferant eine Mindestbestellmenge verlangt. Berücksichtigen Sie auch Lagerplatz, verfügbares Kapital und die erwartete Nachfrage.
Ein Mengenrabatt allein ist kein Grund für eine große Bestellung. Ware, die langsam verkauft wird, bindet Geld und Platz. Bei saisonalen Artikeln kommt hinzu, dass der Verkauf nach dem Saisonende schwieriger werden kann. Prüfen Sie vor einer größeren Bestellung, ob sich die zusätzliche Menge voraussichtlich rechtzeitig verkauft. Ein niedrigerer Stückpreis gleicht gebundenes Geld und Lagerplatz nicht automatisch aus.
Bestandsfehler durch Zählen finden
Die im System angezeigte Menge stimmt nicht mehr, wenn etwa ein Wareneingang nicht gebucht, eine Retoure falsch eingeordnet oder ein Schaden übersehen wurde. Regelmäßige Zählungen zeigen, ob die Zahlen im System vom tatsächlichen Bestand abweichen.
Zählen Sie regelmäßig Artikel mit hohem Absatz, vielen Warenbewegungen oder früheren Bestandsabweichungen. Prüfen Sie auch teure und saisonale Ware genauer. Wie oft Sie jede Variante zählen, hängt von ihrem Wert, den Warenbewegungen und früheren Fehlern ab.
Wenn eine Zählung vom System abweicht, korrigieren Sie nicht nur die Zahl. Suchen Sie nach der Ursache, etwa einer fehlenden Buchung, einer falschen Lagerzuordnung oder einer nicht bearbeiteten Retoure. So verhindern Sie, dass derselbe Fehler wiederkehrt. Auch ein zu hoch angezeigter Bestand ist problematisch: Er kann eine Nachbestellung verzögern, obwohl tatsächlich kaum noch Ware vorhanden ist.
Überbestände früh erkennen
Vergleichen Sie den aktuellen Bestand regelmäßig mit den Verkäufen der letzten Wochen oder Monate. Verkauft sich ein Produkt langsam, während andere Artikel schnell verkauft werden, prüfen Sie Ihre Annahmen zur Nachfrage und ob das Produkt noch ins Sortiment passt. Stoppen Sie weitere Nachbestellungen, wenn der vorhandene Bestand die absehbare Nachfrage bereits deckt.
Für langsame Artikel kommen je nach Produkt eine gezielte Preisaktion, ein Verkauf als Set oder die Herausnahme aus dem Sortiment infrage. Berücksichtigen Sie dabei, ob eine Rabattaktion den Abverkauf tatsächlich verbessert und welche Marge danach bleibt. Bei Aktions- und Saisonware sollten Sie die Bestellung besonders eng an den erwarteten Verkaufszeitraum koppeln, weil sich überschüssige Mengen später schwerer absetzen lassen.
Warenbestände regelmäßig prüfen
Prüfen Sie die Bestände in festen Abständen, die zum Absatz passen. Artikel, die sich schnell verkaufen, brauchen häufigere Kontrollen als selten verkaufte Produkte. Prüfen Sie bei jedem Termin Artikel nahe am Nachbestellpunkt, offene Lieferungen, reservierte oder beschädigte Ware sowie auffällige Abweichungen.
Aktualisieren Sie dabei auch Ihre Annahmen. Hat ein Lieferant zuletzt länger gebraucht, ändern Sie die Lieferzeit, mit der Sie rechnen. Steigt oder fällt der Absatz, passen Sie den durchschnittlichen Tagesabsatz an. Berücksichtigen Sie saisonale Spitzen und geplante Verkaufsaktionen gesondert. Rechnen Sie sie nicht in den Durchschnitt normaler Verkaufswochen ein. So bleibt der Nachbestellpunkt an der tatsächlichen Lage orientiert.
