Wenn Aufträge ausbleiben, kommt es nicht nur darauf an, wie viel Sie verdienen. Wichtig ist auch, wann Kunden zahlen und welche Rechnungen fällig werden. Sie kommen besser durch eine Flaute, wenn Sie Ihre monatlichen Mindestkosten kennen, Einnahmen vorsichtig planen und regelmäßig neue Aufträge suchen.
Wie viel Geld Sie zurücklegen sollten, hängt von Ihren privaten und betrieblichen Kosten ab. Eine Vorschau für drei bis sechs Monate hilft bei der Planung. Sie müssen deshalb aber nicht die Ausgaben für drei bis sechs Monate zurücklegen.
Rücklagen am Bedarf ausrichten
Notieren Sie zuerst alle Zahlungen, die auch ohne neue Aufträge anfallen. Dazu zählen private Grundkosten wie Miete und Lebensmittel sowie Betriebsausgaben, Versicherungsbeiträge, Steuern und Kreditraten. Umsatzsteuer, die Sie später ans Finanzamt zahlen müssen, gehört nicht zu Ihrem frei verfügbaren Geld.
Vergleichen Sie diese Ausgaben mit den erwarteten Zahlungseingängen. Wichtig ist, wann das Geld voraussichtlich auf Ihrem Konto eingeht, nicht wann Sie die Rechnung schreiben. Eine monatliche Übersicht für die nächsten drei bis sechs Monate zeigt, wann das Geld knapp wird. Planen Sie Einnahmen vorsichtig ein: Ein offenes Angebot ist noch kein Auftrag. Und auch nach Abschluss eines Auftrags ist das Geld noch nicht unbedingt eingegangen.
Prüfen Sie auch, was passiert, wenn ein größerer Auftrag wegfällt oder ein Kunde später zahlt. Der niedrigste Kontostand in Ihrer Vorschau zeigt, wie viel Geld Ihnen dann fehlt. Daran können Sie ablesen, wie groß Ihr Puffer sein sollte. Er richtet sich nach Ihren Kosten und Zahlungsterminen. Für alle Freelancer gilt nicht dieselbe Rücklagenhöhe.
Prüfen Sie die Übersicht jeden Monat und aktualisieren Sie sie, wenn neue Aufträge, Rechnungen oder Kosten dazukommen. Legen Sie Geld für absehbare Steuerzahlungen getrennt von dem Geld zurück, das Sie für private oder betriebliche Ausgaben nutzen können. So sehen Sie auf Ihrem Konto nicht fälschlich einen Überschuss, obwohl ein Teil des Geldes schon verplant ist.
Akquise in den Kalender setzen
Suchen Sie nach neuen Aufträgen, solange Sie noch genug Arbeit haben. Wer erst dann Kontakte anspricht, wenn das Auftragsbuch leer ist, muss unter Zeitdruck neue Einnahmen sichern. Planen Sie deshalb regelmäßig feste Zeit für Gespräche mit früheren Kunden, Empfehlungen, offene Angebote und neue Kontakte ein.
Notieren Sie, wie sicher jeder Auftrag ist und wann Sie mit dem Geld rechnen können. Ein laufender Auftrag, eine schriftliche Beauftragung, ein offenes Angebot und eine unverbindliche Anfrage sind unterschiedlich verbindlich. Planen Sie erwartete Einnahmen nur so ein, wie es zum jeweiligen Stand des Auftrags und zum voraussichtlichen Zahlungstermin passt.
Berechnen Sie den Preis Ihres Angebots anhand des erwarteten Aufwands und Ihrer Kosten, denn auch bei voller Auslastung verdienen Sie nicht unbedingt genug, wenn ein Auftrag zu wenig einbringt. Bei größeren Vorhaben können Sie mit dem Kunden eine Anzahlung oder mehrere Teilzahlungen vereinbaren. Dann verteilt sich die Zahlung über die Dauer des Projekts. Ob das passt, hängt vom Auftrag und Ihrer Beziehung zum Kunden ab.
Rechnungen und Zahlungen nachhalten
Schreiben Sie die Rechnung bald nach der erbrachten Leistung und prüfen Sie alle Angaben. Notieren Sie das Fälligkeitsdatum und, sobald das Geld eingeht, den Zahlungstag. Zahlt ein Kunde nicht rechtzeitig, prüfen Sie zuerst die Rechnung, die vereinbarte Zahlungsfrist und die erbrachte Leistung. Klären Sie Rückfragen oder Beschwerden zeitnah. Erinnern Sie den Kunden danach an die ausstehende Zahlung.
Vereinbaren Sie Zahlungsfristen, die zu Ihrer finanziellen Lage und zum Auftrag passen. Bei längeren oder größeren Projekten können Teilzahlungen helfen, Ihre laufenden Kosten während der Arbeit zu decken. Planen Sie nicht damit, dass Kunden früher zahlen als vereinbart.
Nach deutschem Recht gerät ein Schuldner mit einer Zahlung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Bei Verbrauchern gilt diese Frist nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese mögliche Folge hinweist. Die Regel bedeutet also nicht, dass jede Rechnung automatisch ein Zahlungsziel von 30 Tagen hat. Bei Geschäften zwischen Unternehmen können im gesetzlichen Verzug neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz und unter bestimmten Voraussetzungen eine Pauschale von 40 Euro hinzukommen. Lassen Sie Streitfälle oder besondere Vertragsbedingungen rechtlich prüfen.
Krankenversicherung fest einplanen
Auch bei einer Auftragsflaute müssen Sie weiter Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung zahlen. Prüfen Sie, welche Beiträge für Ihren Versicherungsstatus gelten, und tragen Sie sie samt Fälligkeitstermin in Ihre Finanzplanung ein. Für freiwillig gesetzlich Versicherte gilt möglicherweise eine Mindestbemessung: Die Krankenkasse berechnet die Beiträge dann mindestens auf Grundlage eines bestimmten Einkommens. Deshalb sinken die Beiträge bei geringem Einkommen nicht unbedingt entsprechend stark. Die Krankenkasse kann Nachweise über Ihr niedrigeres Einkommen verlangen.
Die Techniker Krankenkasse nennt für 2026 eine Mindestbemessungsgrundlage von 1.318,33 Euro im Monat. Das ist das Mindesteinkommen, auf dessen Grundlage sie die Beiträge berechnet. Der monatliche Mindestbeitrag zur Krankenversicherung beträgt dort 220,03 Euro, wenn Sie keinen Anspruch auf Krankengeld haben, und 227,94 Euro, wenn Sie Anspruch darauf haben. Krankengeld ist eine Zahlung der Krankenkasse bei längerer Krankheit. Die Pflegeversicherung kommt hinzu. Diese Beträge gelten für die Techniker Krankenkasse und enthalten ihren Zusatzbeitrag. Bei anderen Krankenkassen können die Beiträge abweichen.
Prüfen Sie auch, wie Sie bei längerer Krankheit finanziell abgesichert sind. Bei der Techniker Krankenkasse hängt der Beitrag für Selbstständige unter anderem davon ab, ob sie Anspruch auf Krankengeld haben. Für Künstler und Publizisten, die über die Künstlersozialkasse versichert sind, gelten eigene Regeln. Die Künstlersozialversicherung sieht für sie grundsätzlich Krankengeld ab der siebten Woche der Arbeitsunfähigkeit vor. Die Künstlersozialkasse steht nur Personen offen, die ihre Voraussetzungen erfüllen. Sie gilt nicht für alle Freelancer.
Für 2026 nennt die Künstlersozialkasse für die versicherten Künstler und Publizisten eine monatliche Mindest-Bemessungsgrundlage von 659,17 Euro für die Kranken- und Pflegeversicherung. Dieser Betrag ist nicht mit der Mindestbemessung für freiwillig Versicherte bei der Techniker Krankenkasse gleichzusetzen. Für privat Versicherte gelten andere Beitragsregeln. Klären Sie deshalb vor einer Entscheidung oder Änderung Ihren Versicherungsstatus direkt mit Ihrer Krankenkasse oder einer qualifizierten Beratungsstelle.
