Wer den Schritt in die Sebstständigkeit wagt, möchte Produkte entwickeln, Leistungen erbringen und mit Kunden in Kontakt treten. Die Affinität zur Buchhaltung wird dabei wohl selten im Vordergrund stehen. Doch gerade bei der Gründung stehen Unternehmer:innen vor herausfordernden Entscheidungen, die das Rechnungswesen betreffen und die Wirtschaftlichkeit langfristig beeinflussen.
Herausforderung Buchhaltung
Die Buchhaltung umfasst nicht nur das Sammeln und ordnungsgemäße Ablegen von Belegen für die spätere Übermittlung der Steuererklärungen an das Finanzamt. Sie ist ein komplexer Vorgang, der neben der steuerlichen Gewinnermittlung auch eine Feststellung der wirtschaftlichen Situation für Geldgeber und die Unternehmer:innen selbst ermöglicht.
Wo liegen die Herausforderungen für Selbstständige und junge Start-Ups?
Zur Optimierung der Geschäftsvorfälle im Unternehmen ist eine einheitliche und weitgehend automatisierte Vorgehensweise sinnvoll. Angebote sind so zu verfassen, dass ihre Daten auch gleich in die Rechnungen übernommen werden können. Belege müssen geordnet, abgelegt und laufend gebucht werden, um nicht nur Kundenzahlungen zu überwachen, sondern auch den eigenen Zahlungsverkehr fristgerecht durchführen zu können.
Vor allem in den Anfangsjahren, aber auch bei Produkt- und Leistungserweiterungen oder Umstrukturierungen im Unternehmen müssen immer wieder Erfolgskontrollen durchgeführt werden, um die Rentabilität im Blick zu behalten – und das nicht erst im Zuge der Gewinnermittlung am Jahresende, sondern bereits im laufenden Geschäftsjahr. Wird mit der Erstellung des Jahresabschlusses ein Steuerberater beauftragt, müssen die Daten aus der Buchhaltung auch kostensparend transferierbar sein.
Welche gesetzlichen Regelungen gilt es zu beachten?
Bei einer Unternehmensgründung muss zur steuerlichen Erfassung ein Fragebogen ausgefüllt werden, der wesentliche Regelungen für das Unternehmen festlegt. Dabei wird geklärt, ob der Jahresgewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder Bilanzierung ermittelt wird, ob Umsatzsteuer in Rechnung gestellt oder die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird, ob das Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt und in welchen Zeitabschnitten Steuervorauszahlungen geleistet werden.
Dementsprechend sind gesetzliche Bestimmungen und Fristen einzuhalten, von der Rechnungslegung bis zur Abgabe der Steuererklärungen. Rechnungen müssen Formvorschriften erfüllen. Es müssen ggf. Lohnnebenkosten berechnet oder Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) beim Finanzamt abgegeben werden. Werden bei alldem die gesetzlichen Fristen nicht eingehalten, drohen Strafzahlungen. Neben dem Steuerrecht sind bei Jahresabschlüssen für Investoren auch die Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) einzuhalten.
Hilfe durch eine intuitive und intelligente Buchführung-Software
Gesetze und Vorschriften ändern sich. Insbesondere die Lohnverrechnung muss laufend aktualisiert werden. Da ist es für Selbstständige und junge Start-Up-Unternehmen, die ihren Fokus auf die Produkt- und Leistungserstellung richten, nicht leicht, auf dem Laufenden zu bleiben. Eine intelligente Buchhaltungssoftware (Haufe ist hier eine gute Anlaufstelle) erhält laufende Updates und hilft, Vorschriften und Fristen einzuhalten.
Rechnungsprogramme liefern Vorlagen für Angebote und Rechnungen, die nicht nur für die ordnungsmäßige Buchführung sondern auch bei etwaigen Reklamationen nützlich sind. Ihre Daten werden direkt in die Debitorenbuchhaltung übernommen, wo Zahlungen überwacht und nötigenfalls eingemahnt werden können. Andererseits ermöglicht die Kreditorenbuchhaltung eine fristgerechte Bezahlung eingehender Rechnungen. Dabei haben Unternehmer:innen auch ihre Liquidität im Blick.
Geschäftsvorfälle werden konsequent dokumentiert und in einer Schnittstelle zusammengefasst, um die Weitergabe an den Steuerberater oder das Finanzamt zu vereinfachen. Sogar spezielle Buchungsvorgänge, wie beispielsweise die Behandlung von Firmenwagen ist mithilfe einer intelligenten Software schnell erledigt. Die UStVA erfolgt per Knopfdruck. Und Abschlussarbeiten, die für die EÜR oder eine Bilanz erforderlich sind, lassen sich minimieren.
Mit der geeigneten Buchführung-Software zum unternehmerischen Erfolg
Je umfangreicher das Unternehmen ist, desto komplexer muss die Rechnungswesen-Software sein. Erhältlich ist diese in wirtschaftlichen Fachabteilungen oder einschlägigen Online-Shops. Mit einer smarten Software werden die Weichen zum unternehmerischen Erfolg gestellt. Denn sie spart nicht nur viel Zeit, sondern langfristig auch enorme Kosten.
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