Elektronische Registrierkassen finden in weiten Bereichen des stationären Handels und im Handwerk Einsatz. Die klassische mechanische Ladenkasse oder gar die schlichte Kassenschublade stellen im digitalen Zeitalter ein Auslaufmodell dar. Der Grund ist einfach: die elektronische Registrierkasse erleichtert Zahlungsvorgänge, hilft Fehler bei Abrechnungen vermeiden und schafft mehr Transparenz über Geschäftsvorfälle.
Grundsätzlich besteht keine Pflicht, eine elektronische Kasse zu führen. Details zur Registrierkassenpflicht in Deutschland erläutert dieser Beitrag von ready2order.com. Die sogenannte „offene Ladenkasse“ ist nach wie vor möglich. Wegen der unbestreitbaren Vorteile sind aber sehr viele Geschäftsbetreiber auf die elektronische Registrierkasse übergegangen. Parallel zur Verbreitung elektronischer Registrierkassen sind auch neue rechtliche Regelungen und Anforderungen für deren Betrieb erlassen worden. Sie tragen vor allem fiskalischen Interessen an einer vollständigen und manipulationssicheren Erfassung der steuerrelevanten Kassenvorgänge Rechnung.
Einführung der GOBD und Kassennachschau
Eine Grundvorschrift in diesem Zusammenhang sind die 2015 in Kraft getretenen GOBD (GOBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie enthalten Vorgaben für alle EDV-Systeme, die steuerrelevante Daten erfassen oder verarbeiten. 2017 wurde zusätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht für elektronische Kassensysteme mit Datenhaltung eingeführt. Seither dürfen nur noch elektronische Kassensysteme eingesetzt werden, die jeden Einzelumsatz aufzeichnen. Einzelbons sind mindestens zehn Jahre GOBD-konform aufzubewahren.
2018 wurde mit dem neuen § 146b AO die Möglichkeit der sogenannten Kassennachschau geschaffen. Prüfer des Finanzamts dürfen jederzeit ohne vorherige Ankündigung und außerhalb der regulären Betriebsprüfung die Kassenführung unter die Lupe nehmen. Das betrifft auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes eines elektronischen Aufzeichnungssystems wie einer elektronischen Registrierkasse. Das Aufzeichnungssystem muss jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfassen.
Einsatz von TSE-Kassen und Belegausgabepflicht
2020 sind dann gleich zwei wichtige Neuerungen in Kraft getreten: elektronische Kassensysteme müssen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gegen Manipulationen geschützt sein. Bereits im Einsatz befindliche elektronische Kassen waren bis spätestens zum 31.3.2021 auf TSE-Kassen umzurüsten. Ältere Registrierkassen, bei denen dies nicht möglich ist, dürfen übergangsweise noch bis Ende 2022 weiter verwendet werden.
Die zweite Neuerung – die Belegausgabepflicht – ist von einer breiten Öffentlichkeit wahrgenommen worden und hat für Unmut gesorgt. Danach muss zu jeder Kassentransaktion ein Extra-Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden. Dieser ist nicht zur Mitnahme verpflichtet. In diesem Fall obliegen dem Kassenbetreiber unverzügliche Belegvernichtung und die Entsorgung des anfallenden Papiermülls. Über den Sinn und Unsinn dieser Maßnahme ist viel gestritten worden. Viele Kassenbetreiber sehen in der Bonpflicht eine bürokratische Mehrbelastung ohne Mehrwert mit negativem Umwelteffekt. Mittlerweile haben sich Handel, Handwerk und Kunden aber mit der Vorgabe arrangiert.
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