Die Corona-Krise hat die Prozesse der Digitalisierung in allen Unternehmensbereichen rasant vorangetrieben. Wer jetzt noch auf Papierakten zurückgreifen muss, braucht Personal in den Büros statt im Homeoffice. Mobiles Arbeiten wird von vielen Mitarbeitenden auch nach Ende der Pandemie gewünscht. Entsprechende Angebote werden damit zum entscheidenden Faktor im Wettbewerb um Fachkräfte. Zugleich bedeuten Verzicht auf Büroflächen und Prozessautomatisierung Kostenvorteile. Während die Produktion von Waren oder Dienstleistungen hier schon recht weit ist, hinkt der Bereich Human Resources in vielen Unternehmen noch hinterher. Dabei gibt es auch hier große Potenziale zu heben.
Beispiel Personalakte und Gehaltsabrechnung
Dreh- und Angelpunkt der Prozesse rund ums Personal ist die Personalakte. Die digitale Personalakte von Haufe ermöglicht flexible Zugriffe, ohne dass Papier verschickt werden müsste. Der Mitarbeiter selbst, Führungskräfte verschiedener Hierarchiestufen, Business Partner im HR-Bereich und der Betriebsrat können im Rahmen eines Berechtigungskonzepts auf alle oder nur auf definierte Unterlagen zugreifen. Personalstammdaten sind mit der Gehaltsabrechnung verknüpft. Wie wollen Sie ohne eine digitale Datengrundlage beispielsweise noch kurz vor Jahresende eine steuerfreie Corona-Sonderzahlung auf den Weg bringen?
Beispiel Führung und Personalentwicklung
In der digitalen Akte lassen sich Informationen zu Qualifikationen und Weiterbildungen so ablegen, dass sie sich zu einem kompletten Bild zusammenfügen, etwa in Form eines Qualifizierungs-Passes. Daraus sind mögliche Lücken abzulesen und individuelle Schulungsangebote zu erstellen. Das hilft dem Mitarbeiter selbst, aber auch seiner Führungskraft. Sie kann – soweit die Datensammlung erlaubt ist – ein Performance Management durchführen. Bei internen Stellenausschreibungen sind geeignete Kandidaten zu identifizieren, werden gezielt angesprochen oder auf eine zukünftige neue Position hin entwickelt.
Beispiel Bewerbermanagement
Auch bei externen Stellenausschreibungen hilft die Digitalisierung im Bereich Human Resources. Der Prozess wird nicht nur schlanker und effizienter, sondern auch schneller. Im Wettbewerb um die besten Fachleute ist eine zeitnahe Reaktion wichtig. Wer möchte schon in einem Unternehmen anfangen, dass so bürokratisch aufgestellt ist, dass man von seiner Bewerbung erst einmal über Wochen gar nichts mehr hört? Eingangsbestätigung und Online-Test lassen sich automatisiert verschicken, nachfolgende Gespräche werden terminiert, Unterlagen können allen Stakeholdern zeitgleich digital bereitgestellt werden.
Digitale Kompetenzen und Datenschutz
Woran mangelt es noch, was bremst die Digitalisierung bei HR aus? Die Umstellung auf eine digitale HR-Welt erfordert Investitionen. Digitale Kompetenzen sind bei den Verantwortlichen im Personalbereich möglicherweise nicht ausreichend vorhanden, es gibt Ängste hinsichtlich Überforderung und Arbeitsplatzverlust. Diese Ängste kann man den KollegInnen nehmen – Personalarbeit wird immer „menschlich“ bleiben. Und die Bedienung eines digitalen HR-Systems ist nicht komplizierter als bei einem Office-Produkt. Wichtig ist die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und der Regeln zur Mitbestimmung insbesondere bei Auswertungen, die der Leistungs- und Verhaltenskontrolle dienen könnten. Immerhin geht es um sensible personenbezogene Daten. Die am Markt angebotenen Software-Lösungen berücksichtigen diese Problematik.
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