Warum Sie über eine Optimierung der Papierorganisation nachdenken sollten

Ist das denn noch zeitgemäß?

Technisch und theoretisch sollte die Vision vom papierlosen Büro realisierbar sein. Die Realität sieht in den meisten Fällen jedoch anders aus. Unternehmen und Mitarbeiter schaffen es in den wenigsten Fällen, das Papier – zumindest kurzfristig – aus ihrem Arbeitsalltag zu verbannen. Häufig stapeln sich in den Büros noch immer die Papierdokumente. Solange dies noch der Fall ist, kann eine transparente und übersichtliche Papierorganisation umgehend enormen Nutzen mit sich bringen!

Laut einer AIIM-Studie gibt jeder dritte Geschäftsführer zu, dass sich auf den Schreibtischen – trotz aller Digitalisierungsbestrebungen – noch immer Papierdokumente stapeln. Die Dunkelziffer dürfte vermutlich noch höher liegen. Die Ursachen sind vielseitig: rechtliche Unsicherheit im Hinblick auf digitale Dokumente, mangelnde Kenntnis über papierlose Alternativen, hohe Kosten und Folgekosten für die Digitalisierung… Das Papier wird aber auch langfristig in manchen Bereichen die Daseinsberechtigung behalten. So gibt es Fälle, in denen das zentrale Scannen der Eingangspost nicht sinnvoll ist, wenn diese Dokumente an den Arbeitsplätzen für die Bearbeitung wieder ausgedruckt werden. Hierdurch entstehen ggf. kostspielige Systembrüche. Zudem haben diverse Studien belegt, dass Menschen besser auf Papier lesen und vergleichen können als am Bildschirm und dass Notizen wichtig für kreative Gedankengänge sind. Vielleicht ändert sich dies bei den Digital Natives. Die Akzeptanz, Dokumente am Bildschirm zu lesen, nimmt insbesondere bei den jüngeren Menschen stetig zu. Eine Umstellung braucht aber Zeit, die uns der rasante technische Fortschritt aktuell kaum zu geben scheint…

Vorteil einer modernen Papierorganisation

Die meisten Unternehmen und Mitarbeiter kämpfen nach wie vor mit großen Mengen an Papierdokumenten. Das Verwalten, die Ablage und insbesondere das Wiederauffinden dieser Dokumente kostet viel Zeit, Arbeitskraft und somit auch Geld:

  • Zwischen 45 und 60 Minuten verbringen Mitarbeiter durchschnittlich an einem Acht-Stunden-Tag mit der Suche nach Unterlagen. Das sind bei 20 Arbeitstagen im Monat bis zu 30 unproduktive Tage jährlich!
  • Aktenberge, Papierchaos und schlechte Ablagesysteme sind Fehlerquellen und erschweren den Workflow.
  • Arbeitsplatzvertretungen leiden unter einer uneinheitlichen Organisation…

Insgesamt gibt es im Bereich der Papierorganisation Potenzial für eine Effizienzsteigerung von bis zu 50 Prozent – und zwar im Gegensatz zu Digitalisierungsmaßnahmen zeitnah und mit sehr kurzer Amortisationszeit!

Kriterien einer modernen Papierorganisation

1. Strukturen:

Ohne eindeutige Ordnungsstrukturen werden Sie immer wieder merken, wie zeitaufwendig und frustrierend die Suche nach Dokumenten ist. Für eine funktionierende Papierorganisation werden Regeln benötigt. Hier schafft ein einfacher und praxisnaher Aktenplan Abhilfe. Entwickeln Sie ggf. im Team aus Ihrer Berufspraxis heraus eine Ablagestruktur. Legen Sie zuerst Hauptthemen fest, und schaffen Sie bei Bedarf eine ergänzende Unterstruktur. Verwaltet eine Personalabteilung beispielsweise eine sehr große Zahl an Personalakten, kann es für die Bearbeitung hilfreich sein, Akten nach Lehrlingen, Installateuren und Bürokräften unterscheidbar zu machen. Durch eine solche Aktenstruktur wird eine bessere Übersicht geschaffen, die die Zusammenarbeit vereinfacht und Zugriffszeiten minimiert.

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2. Eindeutige Kennzeichnung:

Alle Vorgänge sind eindeutig zu kennzeichnen. Dabei ist die vorher festgelegte Struktur bzw. der Aktenplan zu berücksichtigen. Erst hierdurch wird ein schneller Zugriff auf die Dokumente gewährleistet. Es hat sich in der Praxis bewährt, für jeden Vorgang eine Ordnungsmappe anzulegen und diese mit einem farbigen Reiter zu kennzeichnen. Die Farben spielen hierbei eine entscheidende Rolle, da sie deutlich schneller zu identifizieren sind als Buchstaben oder Ziffern. Deswegen sind sie eine ausgezeichnete Organisationshilfe. Jedem Hauptthema wird eine eigene Organisationsfarbe zugewiesen, über die auch bei großen Mengen von Mappen eine zügige Orientierung ermöglicht wird. Auch die Position des Reiters (z. B. alphabetisch) kann die Übersicht verbessern und somit die Zugriffszeiten reduzieren.

Eindeutige Kennzeichnung

3. Die Loseblatt-Ablage:

Wo es möglich ist, kann eine Loseblatt-Ablage unnötige Arbeitsschritte wie Lochen und Heften ersparen und anschließend einen deutlich schnelleren Umgang mit den Schriftstücken ermöglichen. Oft wird aus Gewohnheit abgeheftet, und weil man das Gefühl hat, dass die Dokumente so sicherer abgelegt sind. Allerdings schützt auch die geheftete Ablage nicht vor Fehlablagen.

4. Sachgerechte Einheiten:

Sammelablagen, beispielsweise in sperrigen Ordnern oder Postkörben, erschweren den gezielten Zugriff auf einen konkreten Vorgang enorm. Wenn Sie für jedes (Unter-)Thema, das voraussichtlich öfter benötigt wird, direkt am Anfang eine eigene Ordnungsmappe anlegen, haben Sie die Dokumente bei Bedarf immer schnell zur Hand – ohne zeitaufwendiges Suchen, Wälzen, Blättern… Von den geschaffenen sachgerechten Einheiten profitieren Sie zusätzlich bei Außenterminen und Meetings. Sie nehmen nur noch die Ordnungsmappen mit, die Sie tatsächlich benötigen und nicht mehr einen schweren und sperrigen Aktenordner.

5. Einheitliche Organisation:

Vermeiden Sie Systembrüche und unnötiges, zeitaufwendiges Umsortieren. Häufig werden erledigte Vorgänge im Rahmen der Archivierung abgeheftet oder sogar neu organisiert. Da die Rückgriffhäufigkeit meist gering ist, ist mit diesen Maßnahmen kaum zusätzlicher Nutzen verbunden. Wenn Sie Ihre Unterlagen jedoch von Anfang an eindeutig durch farbige Reiter kennzeichnen, profitieren Sie dauerhaft von der einmal geschaffenen Papierorganisation. Die angelegte Ordnungsmappe wird über alle Abteilungen und Arbeitsschritte hinweg genutzt: dieselbe Mappe mit derselben Kennzeichnung von der Vorgangsentstehung bis zum Archiv und bei Bedarf wieder zurück zur erneuten Bearbeitung – ganz ohne Systembruch.

Einheitliche Organisation

Eine gute Papierorganisation als Vorstufe zur Digitalisierung

Durch eine strukturierte und übersichtliche Papierorganisation wird eine spätere Digitalisierung häufig deutlich vereinfacht und schneller sowie kostengünstiger realisierbar. Die Struktur der Papierorganisation sollte sich möglichst auch in der digitalen Ablage widerspiegeln. Eine Loseblatt-Ablage ist wesentlich schneller zu scannen. Es müssen keine großen Ordner aufgelöst, keine Heftungen und/oder Klammern entfernt werden. Nutzt man einen externen Scan-Dienstleister oder scannt man selbst, kann die Loseblatt-Ablage eine spürbare Kostenersparnis mit sich bringen.

Die MAPPEI-Methode

Die MAPPEI-Methode ist eine Arbeitsweise, die die genannten Kriterien einer modernen Papierorganisation erfüllt. Kundenorientierung und persönliche Beratung stehen bei der Implementierung der Methode im Vordergrund: Gemeinsam mit den Kunden werden passende Lösungen entwickelt. Die Produkte von MAPPEI wie Ordnungsmappen, Ordnungsboxen und Reiter für die Kennzeichnung, sind Hilfsmittel für die Umsetzung. Aktuell können Unternehmen und Gewerbetreibende, die MAPPEI noch nicht kennen, unter www.mappei.de/geschenkt-paket ein kostenloses Geschenk(t)-Paket zum Testen anfordern!