Viele Unternehmer planen jetzt die neue Normalität, den Arbeitsalltag nach der Corona-Pandemie. Vielleicht befinden sie sich sogar schon in den ersten Umsetzungsschritten und reduzieren Büroflächen mit Blick auf vermehrt mobiles Arbeiten. Vor den Erfolg – in Gestalt von Einsparungen bei den Raumkosten – haben die Götter aber den Schweiß gesetzt: Papierakten, die sich über Jahre und Jahrzehnte angesammelt haben, müssen gesichtet, gegebenenfalls aufbewahrt, digitalisiert oder vernichtet werden.
Aufbewahrungsfristen beachten
Welche Unterlagen aufzubewahren sind, regeln insbesondere die Abgabenordnung (§ 147 AO) und das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB). Weitere Vorschriften, etwa aus dem Umsatzsteuerrecht, kommen hinzu. Zu den aufzubewahrenden Akten gehören zum Beispiel Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Zollanmeldungen. Sie sind zehn Jahre lang aufzuheben. Aber auch Geschäftsbriefe, also ganz normale Korrespondenz, muss sechs Jahre lang verwahrt werden. Elektronische Archivierung ist zulässig, wenn Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit und ein schneller Zugriff gewährleistet sind.
Tipp: Wenn Sie ein Archiv in Papierform betreiben, kennzeichnen Sie volle Ordner sofort mit einem auffälligen Aufkleber, der das Vernichtungsjahr zeigt. Das Aussortieren geht dann sehr schnell und kann auch von Mitarbeitenden oder Aushilfen übernommen werden, die mit der Materie nicht vertraut sind.
Der Super-GAU: Kundendaten im Müllcontainer
Was passiert nun mit den zu vernichtenden Akten? Landen Kundendaten lesbar im Müll, ist das ein gefundenes Fressen für die Press und ein PR-Desaster für das Unternehmen. Außerdem ruft ein solch leichtfertiger Umgang mit personenbezogenen Daten zu Recht die Datenschutzbehörden auf den Plan, und das Unternehmen muss mit einem Bußgeld rechnen. Deshalb spielen Datenschutzbestimmungen bei der Wahl der Vernichtungsmethode eine Hauptrolle. Aber auch an praktische Aspekte ist zu denken: Möchten Sie die Ordner verwahren und nur deren Inhalt schreddern? Das spart zwar vielleicht Büromaterial und ist auch umweltschonend gedacht, aber unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten – Stichwort Personalkosten – vermutlich nicht effizient. Geht es um kleinere Papiermengen, reicht fraglos ein Aktenvernichter aus dem Handel für Bürobedarf von Kaiser & Kraft. Sie sind für verschiedene Schutzklassen (siehe unten) erhältlich. Je nach Gerät können neben Papier auch elektronische Datenträger wie DVDs oder USB-Sticks vernichtet werden. Größere Vernichtungsaktionen können von professionellen externen Entsorgern unterstützt werden. Deren Maschinen schlucken komplette Ordner inklusive der Mechanik aus Metall.
Sicherheitsstufen nach DIN
In jedem Unternehmen fallen Akten mit unterschiedlichem Schutzbedürfnis an. Wenn allgemeine Korrespondenz, zum Beispiel Briefe aus einer beendeten Werbeaktion, versehentlich an die Öffentlichkeit gelangen, dürfte das kaum negative Folgen haben. Anders sieht es aus, wenn diese Briefe Adressdaten der Kunden enthalten. Auch Personalunterlagen sind bei der Vernichtung strenger zu behandeln. Am kritischsten sind Unterlagen, deren Veröffentlichung existenzbedrohend für das Unternehmen sein kann oder ein Berufsgeheimnis verletzt, etwa ärztliche Schweigepflicht. Das hätte auch strafrechtliche Konsequenzen.
DIN 66399 regelt sieben Sicherheitsstufen für die Aktenvernichtung. In der Praxis unterscheiden sie sich im Wesentlichen durch die Größe der Schnipsel, die nach dem Schreddern übrigbleiben. In der Sicherheitsstufe 1 ist ein Zusammenpuzzeln ohne Hilfsmittel, wenn auch mit entsprechendem Zeitaufwand möglich. Das sind zum Beispiel Papierstreifen aus einem einfachen Aktenvernichter. Ab Sicherheitsstufe 5 benötigt man forensische Methoden, ab Sicherheitsstufe 6 ist eine Wiederherstellung auch mit technischer Unterstützung nicht mehr möglich.
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