Vor dem Start: Betriebsausstattung richtig planen

Ein Unternehmen ohne Betriebs- bzw. Geschäftsausstattung ist kaum denkbar. Es müssen ja nicht gleich komplexe Maschinen und Anlagen sein. Aber ein Telefon, ein Computer und weitere Büroeinrichtung, vielleicht ein Firmenwagen, werden wohl fast immer erforderlich sein für eine Existenzgründung. Allgemein versteht man unter Betriebs- und Geschäftsausstattung alle Gegenstände des Sachanlagevermögens, die der Aufrechterhaltung des Betriebs und seinem Wachstum dienen. Bei Produktionsbereichen spricht man eher von einer Betriebsausstattung, in der Verwaltung ist der Begriff Geschäftsausstattung üblich.

In der Bilanz wird hier nicht unterschieden, Betriebs- und Geschäftsausstattung sind in einer Position zusammengefasst, die oft unter der Abkürzung BuGA zu finden ist. Auch in der Sachversicherung des Geschäftsinhalts gibt es nur eine Position, die Betriebseinrichtung. Sie wird ergänzt um eine Position für Vorräte an Rohstoffen, Halb- und Fertigwaren sowie Hilfs- und Betriebsstoffen. Ein eigenes Geschäftsgebäude wird in der Regel separat versichert.

Corporate Design nicht nur für das Auge des Kunden

Existenzgründer, die sich für ein Franchising-Modell entscheiden, sind bei der Beschaffung der Betriebsausstattung im Vorteil: Der Franchisegeber versorgt sie – natürlich gegen Bezahlung – mit allem Wichtigem, was für den erfolgreichen Start nötig ist, von der Maschine bis zum Werbematerial und einheitlichem Briefpapier. An einem solchen einheitlichen Corporate Design sollten sich auch unabhängige Jungunternehmer ein Beispiel nehmen. Investieren Sie ruhig ein wenig Geld, um ein pfiffiges Logo und einen professionellen Markenauftritt von einem Fachmann entwerfen zu lassen. Für Hotels und Restaurants ist es eine Selbstverständlichkeit, dass Gäste ein klares Designkonzept mit Wiedererkennungswert vorfinden. Gleiches gilt für Kundenbereiche in Läden und Werkstätten. Denken Sie aber auch an Ihre Mitarbeiter. Ein ansprechendes Corporate Design der Betriebsausstattung führt zu verbesserter Identifikation mit dem Unternehmen und erhöht die Bereitschaft, für Kunden und Unternehmen auch die Extrameile zu gehen.

Arbeitsstättenverordnung beachten

Haben Sie auf Ihrer Checkliste für die Betriebsausstattung auch an gesetzliche Anforderungen, zum Beispiel wegen der Arbeitssicherheit, gedacht? Für die Ausgestaltung von Arbeitsplätzen gelten in Deutschland die Arbeitsstättenverordnung und darauf aufbauende Richtlinien. Sie schreiben Feuerlöscher, Sicherheitsbeleuchtung sowie die Planung und Beschilderung von Fluchtwegen und Notausgängen vor. Toiletten müssen in vorgeschriebener Mindestanzahl und gegebenenfalls getrennt nach Geschlechtern eingeplant werden. Je nach Art der Tätigkeit und Zahl der Mitarbeiter sind Pausenräume vorzusehen. Die Arbeitsstättenrichtlinie für Pausenräume bestätigt in kurioser Weise ein Vorurteil: Büroräume gelten als Pausenräume.

Steuern sparen mit Betriebsausstattung

Betriebsausstattung kostet Geld. Die Ausgaben lassen sich steuerlich geltend machen, auch wenn sie vor der Existenzgründung – zum Beispiel vor der Gewerbeanmeldung – anfallen. Man spricht hier von Vorgründungskosten oder vorweggenommenen Betriebsausgaben. Viele Jungunternehmer machen dadurch im ersten Jahr oder sogar in mehreren Jahren Verluste, die mit den Gewinnen aus Folgejahren verrechnet werden können. Der Bundesfinanzhof hat 1992 geurteilt, dass Betriebsausgaben sogar dann abgesetzt werden können, wenn die Existenzgründung letztendlich scheitert. Dafür muss die beabsichtigte Selbstständigkeit aber zweifelsfrei nachgewiesen werden (Urteil vom 15. April 1992, Aktenzeichen III R 96/88). Oft wird übersehen, dass auch die Umsatzsteuer aus der Anschaffung von Betriebsausstattung steuerlich abzugsfähig ist, auch wenn der Kauf vor der Gewerbeanmeldung erfolgt ist. Erbringt das Unternehmen später umsatzsteuerpflichtige Leistungen, kann die entrichtete Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden.

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